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¿Qué es un motivo de baja?
Los motivos de baja representan las razones por las que un cliente deja de operar.
- Identifican causas frecuentes de pérdida de clientes.
- Permiten tomar acciones preventivas o correctivas.
- Sirven para análisis de retención y reactivación.
Ejemplos comunes:
- Cliente inactivo por más de 12 meses.
- Cierre definitivo de la empresa.
- Disconformidad con el servicio.
- Se pasó a la competencia.
Este listado puede personalizarse según tu realidad operativa.
¿Qué son los destinatarios?
Los destinatarios son personas registradas en el sistema que pueden recibir notificaciones automatizadas sobre distintos eventos.
- Son usados en campañas, alertas del sistema, workflows documentales y avisos importantes.
- Pueden ser colaboradores internos, responsables de áreas o contactos externos.
- Se pueden asignar manual o automáticamente según reglas del CRM.
Ejemplos de uso:
- Enviar un aviso a un encargado de logística sobre un nuevo pedido urgente.
- Notificar a un cliente sobre la aprobación de un presupuesto.
- Informar a un ejecutivo de ventas sobre el cambio de estado de una oportunidad.
Administrar correctamente los destinatarios asegura que la información llegue a quien corresponde, en el momento adecuado.
¿Qué es la configuración de alertas?
La configuración de alertas te permite automatizar acciones en función de reglas predefinidas. Estas reglas se activan cuando se cumple una condición específica.
- Podés configurar condiciones como “saldo por debajo de X”, “ticket sin asignar”, “cliente inactivo”, etc.
- Los canales disponibles incluyen WhatsApp, email o alertas internas del sistema.
- Permiten reducir tiempos de respuesta, mejorar la proactividad y asegurar que la información crítica llegue a tiempo.
Ejemplos:
- Alertar a finanzas si el saldo de un cliente baja de $50 USD.
- Notificar al responsable si no se responde un ticket en 2 horas.
- Enviar un WhatsApp cuando se confirma una venta.
La configuración de alertas es clave para automatizar operaciones y mantener el control operativo en tiempo real.
¿Qué es la Gestión de Monedas?
En esta sección podrás administrar las monedas que se utilizan en el sistema como base para las operaciones comerciales y contables.
🔹 Acciones permitidas
- Agregar: Crea una nueva moneda (ej. USD, UYU, BRL).
- Modificar: Cambia la descripción o código de una moneda existente.
- Eliminar: Desactiva una moneda. Requiere confirmación.
🔐 Requisitos técnicos
- Se requiere un token válido en cada operación.
- Las acciones quedan registradas para trazabilidad.
📌 Notas importantes
- Si
NuevoUpdate = 1y el ID no existe, se crea la moneda. - Si
NuevoUpdate = 0yDelete = 1, se elimina.
📎 API relacionada
POST: http://api.test:8080/setMonedas
Parámetros: token, data { Id, Name, NuevoUpdate, Delete }
¿Qué significa cada campo en Tipos de Afiliación?
Este formulario permite gestionar los distintos tipos de afiliación del sistema. A continuación se describe cada campo:
- 🆔 Código interno del plan o tipo abreviado: Identificador interno o abreviatura para clasificar el tipo de afiliación. No visible al cliente.
- 📝 Descripción del tipo de afiliación: Nombre o título descriptivo del plan. Visible al cliente o en listados administrativos.
- 📆 Día desde / Día hasta: Rango de días del mes en el que aplica el cobro de la afiliación.
- 💱 Moneda: Moneda en la que se calculará el importe de afiliación. Por ejemplo: Pesos Uruguayos, Dólares.
- 💵 Importe: Monto a cobrar por este tipo de afiliación en la moneda seleccionada.
- 🧑💼 Rol o Tipo de Usuario (Etiqueta 1): Indica a quién aplica esta afiliación.
- Ejemplos: Socio, Veterinario, Estudiante, Distribuidor.
- 📆 Frecuencia o Periodicidad (Etiqueta 2): Define cada cuánto se cobra la afiliación.
- Ejemplos: Mensual, Anual, Trimestral.
- 🏷️ Categoría de afiliación (Etiqueta 3): Clasificación general del tipo de afiliación.
- Ejemplos: General, Preferencial, Corporativa.
- ✅ Estado o Condición (Etiqueta 4): Situación del plan dentro del sistema.
- Ejemplos: Activa, Inactiva, Bonificada, Requiere Validación.
Estos campos permiten configurar, clasificar, y automatizar el comportamiento de los distintos planes de afiliación según sus reglas comerciales y operativas.
¿Qué son las Fuentes de Contacto?
Las Fuentes de Contacto representan los distintos canales a través de los cuales los contactos ingresan al CRM, permitiendo clasificar y entender mejor cómo llegan los prospectos o clientes al sistema.
- 📱 WhatsApp: Contactos provenientes de campañas o conversaciones por WhatsApp.
- 📧 Email: Formularios web o respuestas por email.
- 🌐 Sitio Web: Formularios, pop-ups o chatbots integrados.
- 📞 Teléfono: Llamadas registradas por operadores o integraciones telefónicas.
- 🛒 eCommerce: Clientes registrados a través de la tienda online.
- 🔗 Redes Sociales: Leads generados desde plataformas como Facebook, Instagram, etc.
- 🤝 Referencias: Contactos ingresados manualmente por recomendación.
Este módulo permite agregar, editar o eliminar fuentes para que siempre estén actualizadas y se mantenga un registro confiable de su origen. Esta información es clave para estrategias de marketing y análisis de desempeño de campañas.
¿Qué son los Canales de Pedido?
Los Canales de Pedido representan las distintas vías por las cuales se reciben pedidos en el sistema. Esta información permite identificar el origen de cada venta, facilitando reportes, análisis de performance y estrategias de mejora.
Algunos ejemplos típicos incluyen:
- 📍 Venta Mostrador: Pedidos generados en el punto físico de atención.
- 🛒 Ecommerce: Pedidos realizados a través de la tienda online.
- 💬 WhatsApp: Pedidos gestionados desde conversaciones por WhatsApp.
- 📞 Venta Telefónica: Pedidos ingresados por operadores o call center.
- 📦 Apps de terceros: Pedidos recibidos desde plataformas como PedidosYa, Rappi o UberEats.
- 🙋♂️ Habitué: Pedidos de clientes frecuentes, marcados por comportamiento reiterativo.
Este módulo te permite crear, editar o eliminar estos canales, asegurando que cada pedido quede correctamente clasificado y analizable.
¿Qué son las Plantillas de SMS?
Las plantillas de SMS son mensajes predefinidos que podés utilizar para comunicarte con tus clientes de forma rápida, coherente y profesional.
Estas plantillas pueden ser utilizadas en campañas automatizadas, recordatorios de pago, confirmaciones de turnos, promociones, entre otros casos.
- ✉️ Texto del mensaje: Debe ser claro, breve y sin acentos para asegurar compatibilidad en todos los dispositivos.
- 🧠 Personalización: Podés incluir etiquetas como
{{Nombre}}o{{Fecha}}que serán reemplazadas dinámicamente en el envío. - 🚨 Límites: Recordá que los SMS tienen un límite de 160 caracteres. Si se excede, se puede dividir en múltiples mensajes o usar concatenación.
Ejemplo de plantilla:
Estimado {{Nombre}}, le recordamos que su factura vence el {{Fecha}}. Gracias por confiar en nosotros.
Guía de uso de Plantillas de Email
Cómo diseñar, nombrar y parametrizar correctamente una plantilla compatible con el motor de notificaciones.1. ¿Qué es una plantilla de email?
Es un mensaje predefinido que se guarda en Vita / AGoNotificaciones y se reutiliza para campañas, alertas de facturación, recordatorios de agenda, seguridad, etc.
Cada plantilla se identifica por un código interno (template_code)
y puede usarse en múltiples tareas programadas (task_code).
2. Campos clave en esta pantalla
- Nombre de la plantilla: nombre funcional para identificarla en la lista. No se envía al cliente.
-
Código interno (
template_code): identificador técnico, por ejemplobilling_invoice_v1ocrm_followup_v1. -
Asunto: texto que verá el destinatario en la bandeja de entrada. Puede
incluir placeholders como
{{numero_factura}}. - Contenido HTML: cuerpo del email, con diseño, textos y botones.
3. Placeholders y catálogo de datos
Los placeholders son campos dinámicos que se reemplazan automáticamente con los datos del sistema al momento del envío.
Ejemplos frecuentes:
{{Nombre}}– Nombre de la persona/contacto.{{numero_factura}}– Número de factura.{{fecha_vencimiento}}– Fecha de vencimiento.{{cta_url}}– Enlace principal (pagar, ver detalle, confirmar turno).{{empresa}}– Nombre de la empresa emisora.{{anio}}– Año actual para usar en el footer.
Importante: los placeholders soportados dependen del template_code elegido. Se definen en el
“Catálogo de Templates” del sistema.
4. Ejemplo de plantilla de recordatorio de pago
Ejemplo simplificado:
Asunto:
Recordatorio de pago – Factura {{numero_factura}}
Cuerpo:
Hola {{Nombre}},
Te recordamos que la factura {{numero_factura}} vence el {{fecha_vencimiento}} por un importe de {{monto_total}}.
Podés realizar el pago desde el siguiente enlace:
{{cta_url}}
Saludos,
El equipo de {{empresa}} – {{anio}}
5. Buenas prácticas recomendadas
- Usar un template_code que identifique claramente el propósito.
- No mezclar lógicas muy distintas en la misma plantilla (ej: facturación y soporte).
- Evitar párrafos muy largos; priorizar bloques cortos y escaneables.
- Probar siempre el envío con una cuenta de test antes de activarla en producción.
¿Qué son las Formas de Cobro?
Las formas de cobro permiten definir las condiciones bajo las cuales se recibirá el pago por una venta o servicio. Estas configuraciones afectan el flujo de caja, la estrategia financiera y la operatoria del sistema.
- 📆 Días: Cantidad de días hasta el vencimiento del pago.
- 🔁 Intervalos: Periodo entre cuotas en caso de pagos financiados.
- 📊 Cuotas: Cantidad de pagos en que se divide el total.
- 💲 Tipo Porcentaje: Indica si el porcentaje es aplicado a la entrega (D), a las cuotas (A) o a otra modalidad (N).
- 🔢 Porcentaje: Valor que se aplica según el tipo indicado.
- ✅ Entrega: Si requiere o no una entrega inicial al momento de la venta.
Ejemplos:
- Contado: Pago inmediato, sin cuotas ni intereses.
- Crédito 30 días: Pago único diferido con vencimiento a 30 días.
- Cuotas con entrega: Un porcentaje inicial más varias cuotas según condiciones configuradas.
Estas opciones pueden utilizarse en la facturación, emisión de recibos y en todo el circuito de ventas.
¿Qué es el rastreo comercial?
El rastreo comercial permite definir y administrar los diferentes estados por los que puede pasar un cliente dentro del proceso de ventas o seguimiento comercial.
Cada estado representa una etapa específica en el pipeline comercial, como por ejemplo:
- Nuevo Contacto: Primer acercamiento del cliente.
- Segundo Contacto: Revisión o profundización del interés.
- Enviar Propuesta: Etapa en la que se presenta una oferta formal.
- Seguimiento Comercial Fase 1: Control posterior a la propuesta.
Podés editar, eliminar o agregar nuevos estados según el flujo comercial de tu empresa.
¿Cómo administrar los convenios empresariales?
Desde esta sección podés gestionar los convenios establecidos con empresas clientes, centralizando toda la información relevante para operaciones logísticas, comerciales o de facturación.
🧾 ¿Qué podés hacer?
- 📋 Visualización rápida: Se muestran datos clave como nombre de la empresa, rubro, dirección y teléfono.
- ✏️ Edición: Desde el ícono de lápiz podés modificar un convenio existente y actualizar su información.
- 🗑 Eliminación: Si un convenio ya no aplica, podés eliminarlo para evitar duplicaciones.
- ➕ Agregar convenio: El botón “Agregar convenio” abre un formulario donde se completan todos los campos requeridos (ej. RUC, correo electrónico, condiciones de vigencia, importe, etc).
- 📤 Exportar: Usá el botón “Exportar” para descargar en Excel todos los convenios cargados en el sistema.
💡 Consejos útiles
- El campo Correo electrónico solo acepta direcciones válidas (ej: nombre@empresa.com).
- El RUC debe corresponder al número oficial de registro de la empresa.
- Podés detallar observaciones para agregar cualquier nota interna (máx. 160 caracteres).
- El campo Importe del convenio acepta decimales para definir montos exactos.
- Marcá si la empresa está activa o si el convenio incluye seguro para que el sistema aplique condiciones específicas.
🔗 Integración con otros procesos
Los convenios registrados pueden estar vinculados a campañas segmentadas, tarifas especiales, bonificaciones, límites logísticos y condiciones personalizadas en las facturas.
Si necesitás soporte adicional, podés contactarnos directamente o consultar el manual general en la sección de ayuda del sistema.
¿Qué son las etiquetas del calendario?
Las etiquetas del calendario te permiten clasificar y diferenciar los eventos mediante colores y nombres personalizados.
Esto facilita la visualización rápida y la organización de actividades en la agenda diaria, semanal o mensual.
Ejemplos de etiquetas que podés usar:
- Reunión: Eventos con clientes o equipo interno.
- Recordatorio: Alertas o tareas pendientes.
- Importante: Eventos críticos o con alta prioridad.
- Personal: Compromisos no laborales.
Podés editar, eliminar o crear nuevas etiquetas para adaptarlas a las necesidades de tu organización.
Ayuda sobre la Gestión de Ventas por Embudo
¿Qué es la Gestión de Ventas por Embudo?
Es una herramienta visual que permite organizar, monitorear y gestionar oportunidades comerciales a lo largo de un flujo secuencial. Cada oportunidad pasa por etapas que reflejan su progreso desde el primer contacto hasta el cierre o postventa.
Características clave
- Visualización tipo Kanban por columnas (por etapa).
- Cada tarjeta representa una propuesta comercial u oportunidad de venta.
- Posibilidad de mover las tarjetas entre etapas de forma manual o automática.
- Visualización de estado actual, fecha de creación, prioridad, responsable, y otras variables clave.
- Vista unificada con la bandeja de entrada y sistema de WhatsApp.
Etapas típicas del embudo
- Visitantes: Usuarios o contactos sin interacción directa.
- Sospechosos: Contactos que mostraron interés, por ejemplo, completando un formulario o haciendo clic en una campaña.
- Prospectos (MQL): Contactos calificados por marketing que cumplen criterios objetivos.
- Clientes Potenciales (SQL): Calificados por ventas, listos para una reunión, prueba o presupuesto.
- Negociación / Cierre: El cliente está evaluando activamente la propuesta.
- Fidelización / Postventa: Seguimiento luego del cierre, oportunidades de venta cruzada o retención.
Casos de uso típicos
- Seguimiento visual de propuestas comerciales en diferentes etapas.
- Gestión del equipo comercial con control de oportunidades asignadas.
- Campañas de generación de demanda o conversión.
- Automatización de acciones por etapa (recordatorios, alertas, envíos).
📌 Diferencia entre "Gestión por Embudo" y "Negocios"
Gestión por Embudo es una herramienta para trabajar con oportunidades en curso, mientras que Negocios se enfoca en acuerdos ya concretados o en ejecución.
| Gestión por Embudo | Negocios |
|---|---|
| Visualiza el flujo de ventas por etapas (pipeline). | Administra acuerdos o proyectos cerrados o en curso. |
| Cada elemento es una oportunidad aún no concretada. | Cada registro es un negocio validado o firmado. |
| Enfocado en proceso y conversión. | Enfocado en gestión operativa y contractual. |
| Vista tipo Kanban, permite cambiar de etapa. | Vista tipo ficha o tabla, con enfoque en detalles económicos y documentación. |
| Aplica para equipos de ventas o marketing. | Aplica para administrativos, gerentes o postventa. |
Consejo final
Usá la Gestión por Embudo para cerrar más oportunidades, y el módulo de Negocios para garantizar que esas oportunidades se ejecuten correctamente y sean rentables.
Ayuda sobre Gestión de Eventos
¿Qué es la Gestión de Eventos?
La gestión de eventos te permite visualizar, organizar y realizar seguimiento a todas las actividades clave como llamadas, reuniones, tareas o seguimientos, dentro del CRM.
Tipos de eventos disponibles
- Llamadas: Seguimiento telefónico con clientes o prospectos.
- Reuniones: Agendadas con equipos internos o externos.
- Call: Videollamadas o enlaces externos.
- Seguimientos: Tareas de control posteriores a una acción.
- Otros: Actividades personalizadas o genéricas.
¿Cómo se organizan?
Los eventos se clasifican automáticamente en columnas como:
- Pendiente: Eventos próximos sin ejecutar.
- En proceso: Actividades actualmente activas o en curso.
- Completado: Eventos finalizados.
- Requiere seguimiento: Acciones que deben replanificarse o retomarse.
Funciones adicionales
- Podés agregar eventos personalizados.
- Filtrar por tipo, estado o responsable.
- Visualizar métricas de cumplimiento o trazabilidad.
- Sincronización con bandeja de entrada y WhatsApp (si aplica).
Consejo
Asigná colores o etiquetas específicas a cada tipo de evento para facilitar su identificación visual rápida.
Ayuda sobre la Gestión de Pipelines
¿Qué es un Pipeline?
Un pipeline representa las distintas etapas que atraviesa un cliente potencial desde el primer contacto hasta el cierre de una venta o negocio.
¿Por qué usar un pipeline?
- Para ordenar y visualizar tu proceso de ventas.
- Para establecer reglas claras en cada etapa.
- Para identificar cuellos de botella y mejorar la conversión.
- Para alinear tareas, seguimientos y responsables.
Funciones disponibles
- Crear, editar y eliminar pipelines.
- Asignar descripciones y fechas de creación.
- Relacionar etapas con el módulo de gestión de ventas por embudo.
- Exportar la configuración actual para respaldo o replicación.
Recomendación
Definí entre 3 y 7 etapas claras para tu pipeline. Evitá duplicidad y asegurate de que cada etapa tenga una acción concreta asociada (ej. llamada, reunión, demo, propuesta).
Ayuda sobre Prioridades de Ticket
¿Para qué sirven las prioridades?
Las prioridades te permiten clasificar los tickets según la urgencia y criticidad del problema, optimizando los tiempos de respuesta del equipo de soporte.
Tipos de prioridades comunes
- Baja: Incidencias menores o solicitudes sin impacto crítico.
- Media: Requiere atención pero no afecta directamente la operación del negocio.
- Alta / Urgente: Problemas críticos que requieren resolución inmediata.
¿Cómo se utilizan?
- Se asigna una prioridad a cada ticket al momento de crearlo o modificarlo.
- Los reportes pueden filtrarse por prioridad para detectar cuellos de botella o focos críticos.
- Permiten establecer SLA (acuerdos de nivel de servicio) diferenciados.
Consejo práctico
Definí criterios claros para cada prioridad y asegurate de que todo el equipo los conozca. Esto mejora la atención al cliente y evita subjetividades en la asignación.
Ayuda sobre Estados de Ticket
¿Qué son los estados del ticket?
Los estados permiten definir en qué parte del proceso se encuentra un ticket o solicitud de soporte. Es fundamental para el seguimiento, reporte y resolución eficiente de incidencias.
Ejemplos típicos de estados
- Pendiente: El ticket ha sido creado pero aún no se comenzó su tratamiento.
- En Proceso: El ticket está siendo atendido activamente.
- Resuelto: El problema fue solucionado y está en revisión o espera de cierre.
- Cerrado: El ticket ha sido finalizado completamente.
¿Por qué es importante configurarlos?
- Facilita la organización y trazabilidad.
- Permite generar reportes claros por estado.
- Mejora la atención al cliente mostrando progreso.
- Se pueden activar automatizaciones o alertas según el estado.
Consejo
No generes estados innecesarios. Un flujo claro y conciso mejora la gestión y evita confusión en el equipo y usuarios finales.
Ayuda sobre Etapas del Embudo
¿Qué son las etapas del embudo?
Las etapas del embudo representan los diferentes pasos que atraviesa una oportunidad de venta desde su inicio hasta el cierre.
¿Cómo se utilizan?
- Se visualizan en el CRM en formato de columnas tipo Kanban.
- Cada oportunidad se ubica en una etapa específica según su progreso.
- Podés mover oportunidades entre etapas para reflejar el avance en el proceso de ventas.
Parámetros configurables
- Nombre: Identifica la etapa, por ejemplo: "Contacto Inicial", "Negociación", "Cierre".
- Orden: Define la secuencia en que se presentan en la vista del embudo.
- Color: Ayuda a identificar visualmente cada etapa en los dashboards.
- Estado: Podés activar o desactivar una etapa según necesidad.
Buenas prácticas
- Usá colores contrastantes para una visualización clara.
- No satures con muchas etapas, mantené un flujo simple y efectivo.
- Asigná un orden coherente para facilitar el seguimiento de los leads.
¿Dónde se reflejan?
Estas etapas se usan en la vista de "Gestión de ventas por embudo", tanto en modo lista como Kanban, y permiten organizar propuestas comerciales y oportunidades.
Ayuda sobre la Gestión de Negocios
¿Qué es la Gestión de Negocios?
El módulo de Negocios permite registrar, controlar y dar seguimiento a cada acuerdo comercial formalizado con un cliente. A diferencia de las propuestas en embudo, aquí trabajamos con oportunidades que han sido aceptadas y requieren ejecución operativa o administrativa.
¿Cuándo se crea un negocio?
Un negocio se genera cuando una propuesta ha sido aceptada por el cliente. Puede nacer desde:
- Una oportunidad cerrada desde el Embudo de ventas.
- Un contrato firmado o presupuesto aprobado.
- Una nueva venta directa documentada.
Contenido típico de un Negocio
- Cliente y responsable asignado.
- Nombre del negocio, categoría y etapa actual.
- Monto, moneda, condiciones comerciales.
- Fecha de inicio, vencimiento y cierre.
- Documentación adjunta (PDF, contratos, formularios).
- Integración con tareas, tickets y propuestas anteriores.
Objetivos del módulo
- Hacer seguimiento de negocios activos con datos operativos.
- Gestionar el ciclo de vida post-cierre: entregas, pagos, soporte, renovación.
- Medir ingresos reales proyectados vs. concretados.
- Vincular con facturación, cobranzas o etapas internas de cumplimiento.
🔁 Relación con la Gestión por Embudo
Mientras que el embudo refleja oportunidades en curso, el módulo de negocios representa acuerdos que han sido cerrados y convertidos en compromisos reales.
| Gestión por Embudo | Negocios |
|---|---|
| Propuestas en análisis o negociación. | Oportunidades ya concretadas y aceptadas. |
| Vista tipo pipeline con cambio de etapa. | Vista tipo ficha, con enfoque documental y financiero. |
| Gestión de la conversión. | Gestión post-venta, operación y control. |
| Responsables comerciales (ventas). | Responsables operativos o de cuenta. |
| Puede cerrarse como ganado o perdido. | No se cierra, se ejecuta o se cancela administrativamente. |
Consejo final
Utilizá el módulo de negocios para asegurar la continuidad del cliente una vez que la venta ha sido concretada. Es el lugar donde se documenta la entrega real de valor y se mide el éxito del proceso comercial completo.
¿Sabías que podés vincular automáticamente negocios con tickets, tareas y facturas? Esto te permite tener trazabilidad completa del cliente desde el primer contacto hasta la resolución postventa.
Ayuda sobre la gestión de Roles
¿Qué son los Roles?
Los roles definen perfiles de usuario dentro del sistema, determinando qué funcionalidades puede ver o utilizar cada persona.
Niveles jerárquicos
Cada rol tiene asociado un nivel numérico que representa su jerarquía. A mayor nivel, mayor acceso o control dentro de la plataforma.
Permisos disponibles
- Read: Permite visualizar los registros.
- Write: Permite editar los registros.
- Create: Permite agregar nuevos registros.
- Delete: Permite eliminar registros.
Acciones comunes
- Crear un nuevo rol con permisos personalizados.
- Asignar niveles jerárquicos según el tipo de usuario (ej: Administrador, Consultor, Ventas).
- Modificar o eliminar roles existentes.
- Ver de forma rápida qué permisos tiene cada perfil.
Consejo
Mantené los permisos de los roles bien segmentados para evitar accesos innecesarios o errores operativos.
Ayuda sobre la Gestión de Tickets
¿Qué es la gestión de tickets?
Es el módulo de seguimiento de solicitudes, tareas o incidencias generadas por clientes o usuarios internos. Permite registrar, priorizar, filtrar, y resolver eficientemente cada requerimiento.
Componentes principales
- Prioridad: Clasifica los tickets según su urgencia (Alta, Media, Baja).
- Pipeline: Flujo o tipo de gestión que atraviesa un ticket (Ej: Soporte técnico, Postventa).
- Fuente: Origen de donde proviene el ticket (Ej: WhatsApp, Web, Email, Interno).
- Estado: Situación actual del ticket (Pendiente, En proceso, Resuelto, Cerrado).
- Canal: Medio de contacto utilizado (Ej: Chat, Teléfono, Formulario).
Acciones disponibles
- Agregar nuevos tickets desde cero o mediante automatización.
- Filtrar por múltiples criterios como fecha, pipeline o fuente.
- Configurar prioridades, pipelines, fuentes, estados y canales desde el botón de configuración.
Buenas prácticas
- Automatizar la creación de tickets desde WhatsApp o formularios.
- Asignar responsables y utilizar estados intermedios para seguimiento.
- Exportar periódicamente tickets para análisis de SLA.
Ayuda del Dashboard Central
El Dashboard Central es la vista principal donde podés controlar el estado actual de toda tu operación:
- Tareas pendientes y en curso.
- Negocios abiertos con seguimiento en tiempo real.
- Tickets y eventos recientes asociados a tus clientes.
- Alertas personalizadas como cumpleaños o vencimientos.
- Accesos directos a WhatsApp, correos, embudos y workflows.
Utilizá los filtros superiores para personalizar la vista por fecha, responsable o prioridad. Todos los módulos están sincronizados para ofrecerte una gestión 360°.
¿Tenés dudas adicionales? Contactanos desde el centro de soporte o por WhatsApp.
Ayuda sobre el Calendario
El calendario te permite gestionar campañas, tareas, reuniones y cualquier evento operativo en tu CRM de forma organizada y visual.
Creación de eventos
- Hacé clic en cualquier espacio del calendario para abrir el formulario de nuevo evento.
- Los campos obligatorios son: Nombre, Fecha, Hora de inicio y Fin.
- Podés asociar el evento a una cuenta, asignar un responsable y agregar etiquetas personalizadas.
Uso de etiquetas
- Las etiquetas ayudan a clasificar visualmente tus eventos.
- Podés configurar nuevas etiquetas desde el menú de configuración → Etiquetas de Agenda.
- Cada etiqueta puede tener un color asociado para facilitar su lectura.
Filtros del calendario
- Filtrá los eventos por tipo, estado o usuario asignado desde el menú superior.
- También podés cambiar entre vista semanal, mensual o diaria según tu preferencia.
Edición rápida
- Arrastrá un evento para cambiar su fecha o duración rápidamente.
- Hacé clic en un evento para editar detalles, agregar notas o reprogramarlo.
¿Necesitás ayuda más personalizada? Contactanos en soporte@agoerp.com o vía WhatsApp al +598 97 012 592.
Ayuda: Gestión de Eventos
- ✅ Eventos Hoy: programados para la fecha actual.
- 📆 Próximos: posteriores al día actual.
- ⚠️ Atrasados: fecha anterior y no finalizados.
- 🎯 Usá el botón Agregar evento para crear nuevos.
- 🔄 Alterná entre lista, grilla o kanban.
🎯 Configurar Seguimiento Inteligente
Asigná tareas recurrentes con lógica automatizada y notificaciones multicanal.
Cómo leer el embudo por etapas
- Se agrupa por
etapa_nombre(no por estado). - Respeta el orden del pipeline si está disponible.
- Vista vertical, de mayor a menor (arriba → abajo).
- Pasá el mouse para ver el valor exacto y el % de conversión.
Ayuda – Resumen visual por etapas
Este gráfico representa tu embudo de ventas desglosado por etapas, permitiéndote identificar el volumen y el avance de tus propuestas en cada fase.
- Interpretar el ancho: Un mayor ancho indica mayor cantidad de propuestas en esa etapa.
- Objetivo: Visualizar cuántas oportunidades avanzan y detectar dónde se pierden.
- Consejo: Revisá periódicamente este embudo para tomar decisiones estratégicas de seguimiento.
Esta herramienta es clave para optimizar la eficiencia de tu proceso comercial y mejorar la tasa de conversión.
Ayuda – Resumen visual por pipeline
Este gráfico muestra tus propuestas comerciales agrupadas por pipeline, ofreciendo una vista general del volumen y distribución en cada uno.
- Ancho del segmento: Representa la cantidad de propuestas en ese pipeline.
- Comparación rápida: Te permite identificar qué pipelines tienen más carga de trabajo.
- Acción recomendada: Si un pipeline presenta mucha acumulación, revisá cuellos de botella y reasigná recursos.
Utilizá este embudo para optimizar tus flujos de trabajo y equilibrar la carga entre diferentes pipelines.
Ayuda sobre las Categorías de Negocios
¿Qué son las categorías de negocios?
Son etiquetas maestras para clasificar los negocios (p. ej., Venta directa, Implementación, Suscripción, Soporte). Ayudan a ordenar la operación, segmentar reportes y disparar automatizaciones.
¿Para qué sirven?
- Reportes y KPIs: métricas por categoría (valor total, ponderado, tasa de cierre, etc.).
- Automatizaciones: plantillas, flujos y notificaciones específicas por categoría.
- Permisos y vistas: limitar o priorizar categorías según equipo/rol.
- Estandarización: nomenclaturas y códigos consistentes para auditoría.
Campos típicos
- Nombre: cómo se muestra (ej.: “Venta Directa”).
- Código: identificador corto (ej.: “NEG-01”).
- Estado: Activo/Inactivo (recomendado inactivar en vez de borrar).
- Descripción (opcional): uso interno, pautas o políticas.
Buenas prácticas
- Usar nomenclatura clara y estable (ej.: “Implementación CRM”, “Renovación”, “Soporte”).
- No duplicar conceptos: preferir un nombre genérico y sub-etiquetas si hace falta.
- Ante cambios, inactivar la categoría vieja para conservar el historial.
- Definir código corto y único para integraciones y filtros rápidos.
Relación con otros módulos
- Negocios: cada negocio pertenece a una categoría.
- Embudo/Propuestas: al convertir una oportunidad, sugerir categoría por tipo de venta.
- Tareas/Tickets/Facturación: permiten segmentar y priorizar por categoría del negocio.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo cambiar la categoría de un negocio? Sí, no se pierde el historial.
- ¿Puedo eliminar una categoría? Solo si no tiene negocios asociados. Caso contrario, inactivar.
- ¿Impacta en los reportes? Sí, todas las métricas pueden filtrarse por categoría.
Tip: definí un set inicial (Venta Directa, Implementación, Suscripción, Soporte) y ajustá con el uso real.
Ayuda — Contactos Frecuentes
La vista de Contactos Frecuentes muestra las personas o cuentas con mayor interacción, para que puedas accionar más rápido sobre ellas.
- Atajos para WhatsApp, llamada, email y apertura de ticket/negocio.
- Búsqueda y filtros por nombre, móvil o fecha de último contacto.
- Métricas de “Días desde último contacto” para priorizar seguimientos.
- Integración con bandeja multicanal y módulo de Negocios.
Sugerencia: mantené esta lista “viva” usando el botón Agregar frecuente y
limpiando contactos obsoletos para mejorar el foco diario.
📘 Documentación de Ayuda - Archivos de Conocimiento
1. Objetivo
En esta sección puedes entrenar tu chatbot cargando archivos de referencia. Los documentos se procesan automáticamente y se integran a la base de conocimiento del sistema.
2. Tipos de archivos soportados
- 📑 PDF (.pdf)
- 📝 Word (.doc, .docx)
- 📊 Excel (.xlsx)
- 📽 PowerPoint (.pptx)
- 📄 Texto (.txt)
3. Limitaciones
- No se extrae texto de imágenes incrustadas.
- Los archivos deben contener texto legible y estructurado.
4. Cómo cargar archivos
- Ir al menú Chatbot → Files.
- Seleccionar el ícono de carga y elegir uno o varios archivos.
- El sistema entrenará automáticamente el contenido.
- Podrás ver el estado de cada archivo (✅ Entrenado o ⏳ Pendiente).
5. Consideraciones importantes
- Los archivos no se almacenan en el servidor, solo se guarda el contenido procesado.
- Si un archivo cambia, debes eliminarlo de la lista y volver a cargarlo.
- El nombre y tamaño del archivo se conservan como referencia.
6. Reentrenamiento
Una vez cargados los archivos, puedes probar tu chatbot en la consola o hacer clic en “Reentrenar Chatbot” para asegurarte de que todos los cambios se apliquen correctamente.
ℹ️ Ayuda – Explorador de Conocimiento
El Explorador de Conocimiento te permite subir, etiquetar, clasificar y gestionar los documentos que alimentan al chatbot. Todo lo que cargues se indexa automáticamente y queda disponible para búsquedas semánticas y respuestas enriquecidas.
Carga rápida
PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, MP3, WAV, M4A.
Metadatos útiles
Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo, Observaciones.
Búsqueda y control
Filtrá, exportá a Excel y eliminá cuando sea necesario.
- Extensiones: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .mp3, .wav, .m4a.
- Tamaño recomendado: hasta
25 MBpor archivo (configurable). - Calidad del contenido: evitá imágenes escaneadas sin OCR; preferí texto seleccionable.
- Audio: MP3/WAV/M4A se transcriben automáticamente (latencia según duración).
Consejo: separá documentos muy extensos en capítulos/temas; mejora la precisión y el refresco de índices.
- Título
- Nombre claro y único. Ej:
Política de Devoluciones v1.3 (2025). - Tag
- Etiqueta(s) corta(s) para búsquedas. Ej:
soporte,pagos,reserva. Usá 1–3 por archivo. - Carpeta
- Categoría organizativa. Ej:
reservas,soporte,pagos,comercial. - Lenguaje
- Idioma principal del contenido. Seleccioná es-ES, es-UY, en-US, etc. Para audio, el idioma de la transcripción.
- Tipo
- Clasificación funcional. Sugeridos:
procedimiento,política,plantilla,faq,reporte,contrato. - Observaciones
- Notas para el operador/QA: alcance, vigencia, versión, links internos. Ej: Válido LATAM. Reemplaza v1.2. Fuente: Legal/2025-03.
Estándar recomendado de nombre de archivo:
Ejemplo:
{Carpeta}/{Tipo}/{Idioma}/{Tema}-v{MAJOR.MINOR}.extEjemplo:
soporte/faq/es-UY/politica-devoluciones-v1.3.pdf
- Hacé clic en Cargar archivo y seleccioná el documento/audio.
- Completá Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo y Observaciones.
- Guardá los cambios. El sistema valida tipo y tamaño.
- El archivo se procesa e indexa: extracción de texto, OCR (si aplica) y transcripción de audio.
- Queda disponible para búsqueda semántica y respuestas del chatbot.
Tip: tras reemplazar versiones (v1.2 → v1.3), eliminá la anterior o marcala como obsoleta para evitar respuestas desactualizadas.
- Texto limpio: usá títulos (H1–H3), listas y tablas claras; evita imágenes con texto incrustado.
- Versionado semántico:
MAJOR.MINOR.PATCHen Título y Observaciones. Ej:v2.1.0. - Un tema por archivo: mejora el ranking y reduce ambigüedad.
- Metadatos consistentes: Carpeta/Tag/Lenguaje coherentes con el contenido real.
- Datos sensibles: anonimizá PII (teléfono, cédula, email) si no es imprescindible.
Evitá subir hojas de cálculo con múltiples pestañas dispares; usá una pestaña por tema o divide en varios archivos.
- ✅ El archivo está en un formato admitido y sin contraseñas.
- ✅ Título claro con versión (si aplica).
- ✅ Tag (1–3), Carpeta correcta.
- ✅ Lenguaje coincide con el contenido/audio.
- ✅ Tipo refleja la función (política, FAQ, plantilla...).
- ✅ Observaciones con vigencia/fuente.
- “Formato no admitido”: convertí a PDF o DOCX/XLXS/PPTX/TXT.
- “Archivo protegido”: remové contraseña/edición restringida y reintentá.
- “Tamaño excedido”: comprimí o dividí en varios archivos temáticos.
- Transcripción con errores: revisá Lenguaje correcto y calidad del audio.
- Documento no aparece en búsqueda: esperá la finalización del indexado o verificá metadatos.
Si el problema persiste, reportá con: nombre del archivo, hora de subida y captura del mensaje.
¿Cuánto demora en estar disponible?
Generalmente segundos a pocos minutos según tamaño/transcripción.
¿Puedo reemplazar un archivo?
Sí: subí la nueva versión y eliminá o marcá como obsoleta la anterior.
¿Qué pasa con datos sensibles?
Subí sólo lo necesario, preferentemente anonimizado. Respetar políticas internas de privacidad.
¿Se puede exportar la lista?
Sí: usá el botón Exportar (XLSX) en la barra de acciones.
Ayuda sobre Gestión de Cuentas
El módulo de Cuentas centraliza la información de clientes, contactos y potenciales clientes, facilitando la organización y seguimiento de todas las interacciones comerciales.
- Ingreso de cuentas: Registre empresas o clientes con sus datos principales para mantener una base ordenada.
- Contactos asociados: Vincule personas a cada cuenta, con teléfonos, correos y roles definidos.
- Clientes potenciales: Identifique nuevas oportunidades y conviértalas en clientes activos.
- Seguimiento: Asegure la trazabilidad de las interacciones y optimice la relación a largo plazo.
Una correcta gestión de cuentas garantiza que la información esté disponible para todo el equipo, evitando duplicaciones, mejorando la comunicación y asegurando decisiones basadas en datos.
Ayuda sobre Gestión de Cuentas
En esta vista podés acceder a toda la actividad de la cuenta. Usá las pestañas para navegar por cada bloque funcional. Los totales rápidos se muestran en las tarjetas superiores.
- Eventos: reuniones, llamadas y recordatorios vinculados a la cuenta.
- Tickets: incidencias abiertas, en progreso y resueltas.
- Oportunidades: oportunidades comerciales por etapa.
- Negocios en proceso: deals activos con monto y probabilidad.
- Facturas y Recibos: documentos emitidos y cobranzas.
- Órdenes: pedidos y su estado logístico.
- Puntos por cuenta: saldo y últimos movimientos del programa.
- Deuda: resumen de pendientes y días de atraso.
Cómo usar el buscador de contactos
Este campo te permite filtrar al instante los contactos de la pestaña visible (Contactos o Recientes).
¿Qué puedes buscar?
- Parte del nombre o apellido.
- Alias (si tu equipo los carga en la lista).
- Teléfono (con o sin espacios/guiones).
¿Cómo funciona?
- La búsqueda es en vivo (mientras escribes).
- Ignora mayúsculas/minúsculas y acentos.
- Coincidencia por contiene (no requiere escribir exacto).
- No consulta el servidor: solo filtra lo ya listado en pantalla.
Ejemplos rápidos
dan → Muestra Daniel, Daneri, etc.gomez o gómez → Mismo resultado (ignora acentos).59892 → Todos los contactos con móviles que contengan ese prefijo.8363 → Útil para buscar por últimos 4 dígitos del teléfono.Atajos y acciones
- Ctrl/⌘ + K: enfoca el buscador.
- Escape: limpia la búsqueda.
- Botón ✕: borra el texto rápidamente.
Alcance y límites
- Filtra la lista activa (la pestaña que estás viendo).
- No busca dentro de los mensajes, sino en la cabecera del contacto (nombre/teléfono/alias).
- Si no encuentras un contacto, revisa si estás en la pestaña correcta o si necesitas cargar más resultados.
Ayuda rápida — Administración geográfica
Esta sección te permite definir la estructura territorial para segmentar datos y operaciones.
- Países: alta, edición y baja. Cada país puede tener Regiones.
- Regiones: subdivisiones del país (provincias/estados). Pueden contener Localidades y Zonas.
- Acciones: Ver Regiones, Editar y Eliminar desde la grilla.
Crear un país
- Hacé clic en Agregar.
- Completá Nombre y Código (ISO sugerido).
- Guardá los cambios. Luego podrás Ver Regiones para continuar la estructura.
Buscar y filtrar
Usá Buscar registro para localizar por nombre o código.
Exportar
El botón Exportar descarga la grilla a Excel incluyendo columnas visibles.
Buenas prácticas: usá códigos consistentes (ej.
UY, BRA), evitá duplicados y mantené la jerarquía completa para reportes y segmentación.
Ayuda de búsqueda
Usa este buscador para filtrar contactos frecuentes.
- Enter — Ejecuta búsqueda si el campo no está vacío.
- Esc — Limpia el campo.
- Ctrl/Cmd + K — Foco rápido en el buscador.
Ejemplos
“juan” ? filtra nombres que contengan “juan”.
“099123” ? filtra por móvil que contenga “099123”.
Vacío ? muestra el listado por defecto.
La búsqueda invoca loadContacts({ like, limit, orderBy, autoOpenFirst }) con tus parámetros estándar.
Plantillas de WhatsApp
Soporta calificadores:
tag:, key:, title:, hint:, body:, ph:.
0 resultados
Selecciona una plantilla para prellenar el composer.
Completar datos de la plantilla
Plantilla seleccionada:
—
¿Cómo se calcula la Calificación rápida?
Este card muestra el nivel de “frescura” o recencia de los contactos, según su última interacción o mensaje registrado.
Los datos provienen del endpoint
/kpi/getWhatsSLA/getContactsRecencyRating.
Reglas de clasificación (según el endpoint)
-
Calientes (HOT): última interacción dentro de la ventana de
hot_hours(por defecto 48h). -
Tibios (WARM): interacción dentro de los
warm_days(por defecto 7d) pero fuera de HOT. - Fríos (COLD): última interacción anterior a WARM (excluye “dormant”).
hot_hours y warm_days en la llamada para adaptar el criterio a tu negocio.
Cálculo de porcentajes
Sea T el total de contactos considerados, H los Calientes, W los Tibios y C los Fríos:
calHotPct = (H / T) * 100 calWarmPct = (W / T) * 100 calColdPct = (C / T) * 100Si
T = 0, se muestran “--%” y barras al 0%.
Ejemplo práctico
Período analizado: últimas 168h (7 días).
Totales: T=200, H=80, W=60, C=60.
calHotPct = 80 / 200 = 40% calWarmPct = 60 / 200 = 30% calColdPct = 60 / 200 = 30%Las barras se pintan con esos porcentajes (verde, amarillo y gris respectivamente).
Fuente: VitaCRM · Métricas de actividad por contacto (última interacción / evento).
Ayuda · KPI “Entrantes (hoy)”
Qué muestra
Total de contactos entrantes registrados hoy (zona horaria del tenant) en los canales soportados.
Cómo se calcula
- Valor principal: suma de eventos entrantes del día actual.
- Variación vs ayer:
((hoy - ayer) / max(ayer,1)) × 100. Si ayer=0, se compara contra 1 para evitar división por cero. - Redondeo: porcentaje con 2 decimales.
Fuente de datos
- Endpoint/función:
async_fetch_EntrantesCanales(resumen diario). - Campos:
{ hours, tz, canales: { whatsapp, calls, email, web } }y agregados del día.
Estados y filtros
- Incluye mensajes/llamadas entrantes en estado válido (no spam, no duplicados).
- Respeta filtros globales del dashboard (fecha, canal, equipo) si están activos.
Actualización
- Refresco automático según intervalo del dashboard o al pulsar “Actualizar”.
- Zona horaria:
tzdel tenant (evita desfasajes en cierres diarios).
Notas
- El color del badge (↑/↓) depende del signo de la variación vs ayer.
- Si no hay datos, se muestra
--y el badge queda en gris.
Ayuda · KPI “SLA 1ª respuesta”
Qué mide
Este indicador mide el tiempo transcurrido desde que llega el mensaje o solicitud del cliente hasta la primera respuesta registrada por un agente en el sistema.
Cálculo
- Valor principal: promedio (en segundos) del tiempo de respuesta inicial por conversación.
- Umbral de cumplimiento: definido en las reglas del SLA del canal (
SLAConfig). - Dentro / Fuera del objetivo: depende de si el tiempo promedio es menor o mayor al umbral.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_SLARespuestao equivalente dentro del módulo de KPIs. - Datos base:
whats_messageycallscon cálculo de timestamp de entrada/salida.
Interpretación
- Dentro del objetivo: promedio ≤ tiempo límite configurado.
- Fuera del objetivo: promedio > tiempo límite configurado.
- Si no existen conversaciones respondidas hoy, el valor mostrado es
0 s.
Actualización
- Se refresca automáticamente con el ciclo de actualización del dashboard.
- Los valores históricos se recalculan por día, canal y equipo.
Ayuda · KPI “Demos agendadas”
Qué muestra
Este indicador muestra la cantidad total de demostraciones comerciales registradas y agendadas en el CRM, tanto futuras como las programadas para el día actual.
Cómo se calcula
- Valor principal: número total de demos agendadas en el rango activo del dashboard.
- Badge “X para hoy”: indica cuántas tienen fecha = hoy (considerando la zona horaria del tenant).
- Las demos finalizadas o canceladas no se incluyen en el conteo.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_DemosAgendadas(módulo de gestión comercial). - Tabla base:
crm_eventosodemos_agendasegún implementación. - Campos principales:
{ FechaDemo, Estado, Responsable, Cliente }.
Interpretación
- Ayuda a visualizar la actividad comercial futura y el ritmo de presentaciones.
- Si el valor es
0, no hay reuniones agendadas para hoy ni próximas fechas. - Ideal para medir la efectividad del pipeline de ventas y la planificación semanal.
Actualización
- El dato se refresca con cada actualización del dashboard o manualmente al hacer clic en “Actualizar”.
- Los cambios en calendario (alta, baja, o reprogramación) se reflejan de inmediato si el módulo usa SSE.
Ayuda · KPI “Reuniones”
Qué muestra
Este indicador refleja la cantidad de reuniones comerciales o de seguimiento registradas en el CRM, incluyendo las planificadas y las realizadas en el día actual.
Cómo se calcula
- Valor principal: total de reuniones registradas en el rango activo (día, semana o mes).
- Badge “X para hoy”: muestra las reuniones con fecha programada para hoy (según zona horaria del tenant).
- Las reuniones canceladas o reprogramadas fuera del rango no se contabilizan.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_Reunioneso equivalente del módulo comercial. - Tabla base:
crm_eventosoagenda_reuniones. - Campos:
{ Fecha, Estado, Responsable, Cliente, Tipo }.
Interpretación
- Permite evaluar el nivel de actividad comercial diaria y la frecuencia de contacto con clientes.
- Valor alto: indica gestión activa de oportunidades.
- Valor bajo o 0: sugiere revisar la agenda o pipeline.
Actualización
- El valor se actualiza automáticamente según el intervalo del dashboard.
- Las reuniones creadas o finalizadas se reflejan de inmediato si el módulo usa SSE (actualización en vivo).
Ayuda · KPI “Oportunidades activas”
Qué muestra
Cantidad de oportunidades en curso dentro del pipeline comercial, considerando únicamente las etapas marcadas como activas.
Cómo se calcula
- Valor principal: conteo de oportunidades cuyo Estado/Etapa está configurado como
activo. - Excluye: etapas de cierre (
Ganada,Perdida,Cancelada,Inactiva) u otras definidas como no activas. - Respeta los mismos parámetros ya invocados en el dashboard: rango de fechas,
tzdel tenant, filtros por equipo, owner, canal y embudo.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_OportunidadesActivas(mismo patrón de fetch y autenticación). - Tablas:
oportunidades/embudos_etapascon flagis_active = 1.
Estados considerados activos
- Ejemplo:
Prospección,Calificación,Propuesta,Negociación. - La lista exacta proviene de la configuración del embudo; no se fuerza lógica nueva desde esta card.
Actualización
- Se refresca con el ciclo del dashboard y hereda los filtros globales vigentes.
- Si hay SSE en el módulo comercial, se refleja en tiempo casi real.
Ayuda · KPI “Propuestas vencidas”
Qué muestra
Indica la cantidad de propuestas comerciales que han superado su fecha de validez y que siguen en estado activo dentro del rango temporal actual del dashboard.
Cómo se calcula
- Valor principal: conteo de propuestas cuya fecha de vencimiento
(
FechaVencimiento) es anterior a la fecha actual del servidor. - Estados considerados: sólo
Enviada,En negociaciónoPendiente. Las propuestas ganadas, canceladas o rechazadas no se incluyen. - El cálculo se realiza dentro de los mismos parámetros de los KPIs:
rango de fechas activo,
tzdel tenant, filtros por equipo, canal y owner. - El filtro de vencimiento se evalúa con la fecha actual en la zona horaria definida por el usuario.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_PropuestasVencidas. - Tablas base:
propuestas_comercialesyclientes. - Campos principales:
{ IdPropuesta, FechaEmision, FechaVencimiento, Estado, Owner }.
Interpretación
- Un número alto indica demora en el seguimiento de propuestas o falta de actualización.
- El objetivo es mantener este valor cercano a 0 para evitar pérdida de oportunidades.
- Permite medir la efectividad del proceso comercial y la gestión de cierres.
Actualización
- Se actualiza automáticamente dentro del mismo ciclo de refresco del dashboard KPI general.
- Si el módulo de propuestas implementa SSE, los cambios se reflejan en tiempo real.
Ayuda · KPI “Seguimientos pendientes”
Qué muestra
Cantidad de tareas/seguimientos con vencimiento igual o anterior a hoy que siguen abiertos dentro del contexto actual del dashboard.
Cómo se calcula
- Valor principal: conteo de registros con
Estado IN ('Pendiente','En curso')yFechaVencimiento ≤ hoy. - Excluye: estados finales (
Completado,Cancelado,No aplica). - Hereda parámetros globales: rango de fechas,
tzdel tenant, filtros por owner, equipo, canal y embudo. No introduce filtros nuevos.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_SeguimientosPendientes(patrón estándar Vita). - Tablas base:
crm_tareas/seguimientosrelacionadas a oportunidades/contactos. - Campos:
{ Id, Titulo, Estado, Owner, FechaVencimiento, Relacion }.
Interpretación
- Indica el backlog operativo que requiere acción inmediata.
- Un valor en aumento sugiere riesgo de pérdida de oportunidades o baja cadencia de seguimiento.
Actualización
- Se refresca con el ciclo del dashboard y respeta los filtros vigentes.
- Con SSE activo en tareas, los cambios impactan casi en tiempo real.
Ayuda · KPI “Seguimientos pendientes”
Qué muestra
Cantidad de tareas/seguimientos con vencimiento igual o anterior a hoy que siguen abiertos dentro del contexto actual del dashboard.
Cómo se calcula
- Valor principal: conteo de registros con
Estado IN ('Pendiente','En curso')yFechaVencimiento ≤ hoy. - Excluye: estados finales (
Completado,Cancelado,No aplica). - Hereda parámetros globales: rango de fechas,
tzdel tenant, filtros por owner, equipo, canal y embudo. No introduce filtros nuevos.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_SeguimientosPendientes(patrón estándar Vita). - Tablas base:
crm_tareas/seguimientosrelacionadas a oportunidades/contactos. - Campos:
{ Id, Titulo, Estado, Owner, FechaVencimiento, Relacion }.
Interpretación
- Indica el backlog operativo que requiere acción inmediata.
- Un valor en aumento sugiere riesgo de pérdida de oportunidades o baja cadencia de seguimiento.
Actualización
- Se refresca con el ciclo del dashboard y respeta los filtros vigentes.
- Con SSE activo en tareas, los cambios impactan casi en tiempo real.
Ayuda · Agenda próxima (Otros planificados)
La Agenda próxima te permite visualizar y organizar las actividades que están planificadas para los próximos días. Es ideal para mantener al día tus reuniones, llamados, visitas o recordatorios personales y de equipo.
¿Qué podés hacer?
- 📅 Agendar una nueva actividad o compromiso (por ejemplo, una reunión o llamada).
- ✏️ Editar los detalles de un evento ya creado, como fecha, hora o responsable.
- ❌ Eliminar actividades que ya no sean necesarias.
- 🔔 Activar recordatorios automáticos para que el sistema te avise con anticipación.
- 👥 Asignar un responsable o colaborador a cada evento para un mejor seguimiento.
Consejos de uso
- Usá el botón “Nuevo” para crear una actividad rápidamente.
- Podés elegir el tipo de actividad (reunión, llamada, visita, u otro planificado).
- Agregá notas o comentarios para recordar los puntos importantes de cada evento.
- Si marcás “Recordatorio”, el sistema te avisará unos minutos antes del evento.
- Mantené la agenda actualizada: esto ayuda a todo el equipo a coordinar mejor.
¿Cómo interpretar la pantalla?
- 🔹 Si ves el mensaje “No hay registros disponibles”, significa que no hay actividades planificadas para los próximos días.
- 🔹 Cuando agregues una nueva, aparecerá automáticamente en esta sección.
- 🔹 Las actividades finalizadas o vencidas se muestran en otros apartados del sistema.
Más información
Esta agenda forma parte del módulo de Gestión de Actividades de VitaCRM. Si necesitás asistencia o tenés dudas sobre cómo registrar tus eventos, podés contactar al equipo de soporte o revisar el manual de usuario.
Ayuda · KPI “Entrantes por canal”
Qué muestra
Cantidad de contactos entrantes durante el periodo activo (p. ej., últimas 24 hs), desglosado por canal: WhatsApp, Eventos (Calls), Email y Web.
Cómo se calcula
- WhatsApp: conteo de mensajes entrantes válidos (sin spam/duplicados).
- Eventos (Calls): llamadas/registro de eventos entrantes válidos.
- Email/Web: formularios o correos entrantes válidos registrados en el CRM.
- Hereda parámetros globales: ventana temporal (p. ej., 24 hs),
tzdel tenant, filtros por equipo, owner y canal. No agrega filtros nuevos.
Fuente de datos
- Endpoint:
async_fetch_EntrantesCanales. - Respuesta típica:
{ hours, tz, canales: { whatsapp, calls, email, web } }.
Interpretación
- Permite ver qué canal concentra la demanda y ajustar recursos del equipo.
- Valores en 0 indican que no se registraron entradas válidas en la ventana actual.
Actualización
- Se refresca con el ciclo del dashboard y respeta filtros vigentes.
- Si hay SSE para entradas, los cambios se reflejan casi en tiempo real.
¿Cómo se calcula “Registro en CRM / Evento”?
Este card compara los entrantes (p. ej., mensajes de WhatsApp) con los
registros en CRM/eventos asociados en una ventana de tiempo.
Los datos provienen del endpoint /kpi/getRegistroCRM.
Definiciones
- Registrados: entrantes con match a un registro en CRM/evento dentro de la ventana.
- Sin registrar: entrantes sin match a un registro en CRM/evento.
- Total:
registrados + sin_registrar. - Tasa de registro (%):
(registrados / total) * 100.
total = 0, la tasa se muestra en 0% y los contadores en 0.
Criterio de matching
- Por Cuenta:
IDClienteCRM / NivelCRM↔IdCuenta / Nivel. - Por Thread:
IdChatOficial↔parent_id.
inboundMode) puede ser auto, status o agent.
Parámetros del endpoint
date_from: YYYY-MM-DDdate_to: YYYY-MM-DDtz: America/MontevideowindowMinutes(por defecto 1440 min)granularity(por defecto message)inboundMode(por defecto auto)
Cálculo
total = registrados + sin_registrar rate_pct = (registrados / total) * 100Los valores se devuelven ya calculados en
data del endpoint.
Ejemplo (respuesta actual)
Rango: 2025-10-05 → 2025-11-05 · TZ: America/Montevideo
registrados = 0,
sin_registrar = 0,
total = 0,
rate_pct = 0%
rate_pct = registrados / total * 100
Fuente: VitaCRM · KPI de registro de entrantes contra CRM/eventos.
¿Qué muestra “Acción inmediata”?
Este bloque resume tareas accionables del día para priorizar la gestión comercial y de soporte. Las métricas se calculan en el rango “hoy” según America/Montevideo.
Definiciones
-
Demos agendadas (hoy): cantidad de eventos tipo Demo programados para la fecha actual.
Fuente típica: Agenda/Calendario (eventos con categoría/etiqueta “Demo”). -
Asignaciones pendientes: tickets/negocios/tareas asignadas con estado pendiente (no finalizados/cerrados).
Fuente típica: CRM/Tickets (estado “Pendiente”, “Abierto” o equivalente). -
Recordatorios enviados: recordatorios (ej. WhatsApp/Email) emitidos hoy por flujos o acciones manuales.
Fuente típica: logs de mensajería/automatizaciones.
Parámetros considerados
date: YYYY-MM-DD (día “hoy” en la TZ del tenant).tz: America/Montevideo.filters(opcionales): usuario, equipo, canal, estado.
Cálculo
demos_hoy = COUNT(eventos WHERE tipo='Demo' AND fecha=HOY)
asignaciones_pend = COUNT(items WHERE estado IN ('Pendiente','Abierto') AND asignado IS NOT NULL)
recordatorios_enviados = COUNT(mensajes WHERE tipo='Recordatorio' AND fecha_envio=HOY)
Las tres cifras se muestran en el card y se actualizan con la última respuesta de tus endpoints.
Ejemplo (respuesta actual aplicada)
Fecha: -- · TZ: --
• Demos agendadas: 0
• Asignaciones pendientes: 0
• Recordatorios enviados: 0
• Asignaciones pendientes: 0
• Recordatorios enviados: 0
Fuente: VitaCRM · Agenda / CRM / Logs de mensajería (día actual).
Ayuda · SLA – Resumen compacto
¿Qué estoy viendo?
- Tiempo actual: métrica derivada del último día disponible.
- Promedio (avg) y P95: segundos promedio y percentil 95 del SLA.
- Registros SLA: cantidad de mediciones consideradas.
- Serie diaria: agregación por día dentro del rango consultado.
Endpoint consultado
POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metricsBody (JSON):
{
"token": "<token>",
"date_from": "YYYY-MM-DD",
"date_to": "YYYY-MM-DD"
}Período y resumen
Rango consultado
-- ? --
Totales
AVG --
P95 --
Registros --
Detalle por día
| Fecha | SLA promedio | Registros |
|---|
Sin datos para el rango seleccionado.
Movimientos
Si el servicio retorna eventos/mensajes individuales, se listarán aquí.
| Fecha/hora | Canal | Operador | SLA (mm:ss) | Referencia |
|---|
¿Dudas? Soporte: soporte@agoerp.com
Ayuda · Demos agendadas
¿Qué muestra esta tarjeta?
- Demos agendadas: resumen de presentaciones o demostraciones programadas con clientes o prospectos.
- Fechas y horarios: muestra el período de cada demo dentro del rango consultado.
- Ejecutivo asignado: indica el responsable de la presentación.
- Estado: identifica si la demo está pendiente, confirmada o finalizada.
Origen de los datos
POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metricsBody (JSON):
{
"token": "<token>",
"date_from": "YYYY-MM-DD",
"date_to": "YYYY-MM-DD"
}Período y resumen general
Rango consultado
-- → --
Totales
Promedio --
P95 --
Registros --
Detalle por día
| Fecha | Duración promedio | Cantidad |
|---|
Sin datos para el rango seleccionado.
Historial de movimientos
Si el servicio retorna registros individuales, se mostrarán a continuación.
| Fecha/hora | Ejecutivo | Cliente | Duración (mm:ss) | Observaciones |
|---|
¿Dudas? Soporte: soporte@agoerp.com
Ayuda · Comparativa por hora (Heatmap WhatsApp SLA)
¿Qué muestra esta tarjeta?
- Visualiza un mapa de calor con los volúmenes de recepción de mensajes de WhatsApp por franjas horarias y días de la semana.
- Permite identificar picos de actividad y analizar la carga operativa para mejorar la atención.
- Los valores se agrupan en intervalos de 2 horas (00–02, 02–04, …, 22–00) y en días de la semana (Lun–Dom).
Datos utilizados
POST /kpi/getWhatsSLA/getHeatmapRecepcion
{
"token": "•••••••••••••••••••••••••••••••••••••",
"date_from": "YYYY-MM-DD",
"date_to": "YYYY-MM-DD",
"tz": "America/Montevideo"
}
Devuelve una matriz 7×12 (matrix[day][hour]) donde cada celda representa la cantidad de mensajes recibidos en esa franja.
La leyenda indica los valores mínimo y máximo detectados (escala de color).
Cómo interpretar el resultado
- Los tonos más oscuros indican mayor volumen de mensajes.
- Los tonos claros o celdas vacías indican poca o nula recepción.
- Los días sin actividad permanecen en blanco.
- Permite comparar rendimiento horario entre jornadas consecutivas.
Ejemplo de respuesta (simplificada)
"legend": { "min": 1, "max": 85 },
"matrix": [
[0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0],
[0,0,1,25,13,26,18,7,8,0,0,0],
...
]
En este ejemplo, el viernes entre las 06:00 y las 08:00 se recibieron 85 mensajes, representando el punto máximo del período.
Objetivo
Ayudar a los supervisores a determinar los horarios críticos de recepción de mensajes de WhatsApp, optimizando la asignación de agentes y los tiempos de respuesta SLA.
Ayuda · Servicios por ejecutivo
¿Qué muestra esta tarjeta?
- Total de servicios gestionados por cada usuario (ejecutivo) en el período indicado en la esquina superior derecha.
- Incluye la fila “Sin asignar” cuando el servicio no tiene ejecutivo asociado.
Fuente de datos (API)
POST ·
/kpi/getWhatsSLA/getServiciosPorEjecutivo{
"token": "<tu_token>"
}Respuesta (ejemplo):
{
"code": 200,
"meta": { "range": ["2025-11-02","2025-11-09"], "tz": "America/Montevideo" },
"data": [
{ "IdUser": 10, "Usuario": "gerencia@agoerp.com", "Servicios": 227 },
{ "IdUser": 15, "Usuario": "dsantos@agoerp.com", "Servicios": 51 },
{ "IdUser": 20, "Usuario": "amachin@agoerp.com", "Servicios": 18 },
{ "IdUser": 0, "Usuario": "Sin asignar", "Servicios": 4 }
]
}- meta.range define el período visible en la tarjeta.
- data contiene las filas a renderizar en tabla y barra.
Recomendaciones
- Si ves muchos registros en “Sin asignar”, revisá reglas de asignación y mapeo de usuarios.
- El token debe ser válido; si expira, renovalo antes de llamar al endpoint.
Ayuda · Recepción WhatsApp por hora
¿Qué muestra este gráfico?
- Mensajes entrantes por hora local de WhatsApp.
- Compara Hoy con Ayer, Semana -1 y Año -1.
- Respeta la zona horaria enviada (
tz), p. ej.America/Montevideo.
Fuente de datos
Endpoint (POST):
https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/getRecepcionCompare
Parámetros esperados
token(string): credencial válida (patrón estándar:getToken()).date(YYYY-MM-DD): día base para comparar.tz(string): zona horaria IANA.compare_to(array): comparativas, ej.["yesterday","week","year"].
Ejemplo de request
{
"token": "?TU_TOKEN?",
"date": "2025-11-08",
"tz": "America/Montevideo",
"compare_to": ["yesterday", "week", "year"]
}
Sugerencia: obtener el token con tu patrón estándar (getToken()) y validar antes de invocar.
Cómo interpretar la respuesta
{
"meta": { "date": "YYYY-MM-DD", "tz": "America/?TZ?" },
"labels": ["00","01",...,"23"],
"series": {
"today": [...], "yesterday": [...], "week": [...], "year": [...]
}
}labels: horas del día (00–23).series.*: cantidades por hora alineadas alabels.- El tablero suma cada serie para los totales de Hoy / Ayer / Semana -1 / Año -1.
Notas y buenas prácticas
- Si no hay datos en una hora, el valor es
0. - Verificá
tzpara evitar desfasajes de horario de verano. - Mantené el request idempotente y logueá code/message para troubleshooting.
Ayuda – Clientes potenciales
Esta pantalla muestra los clientes potenciales importados desde las cuentas del sistema, listos para ser trabajados por el equipo comercial.
¿Qué veo en la grilla?
- Nombre: Razón social o nombre completo (
Descripcion). - Compañía: Empresa asociada si aplica (
Compania). - Email: Correo de contacto (
mail). - Móvil / Teléfono: Datos de contacto telefónico (
Movil/Telefono). - Cédula / R.U.T: Datos fiscales del cliente (
Cedula/RUC). - Dirección: Dirección principal (
Direccion).
Acciones de la última columna
- Ver evolución / actividad: abre el detalle e historial del cliente potencial.
- Editar: permite actualizar los datos del cliente potencial.
- Eliminar: marca el registro para eliminación lógica o lo quita de la lista.
Buenas prácticas
- Completar siempre Email y Móvil para usar campañas y notificaciones.
- Revisar el Departamento / Localidad antes de asignar el cliente a un ejecutivo.
- Usar el botón Exportar para trabajar listados en Excel según los patrones de VitaCRM.
Ayuda rápida · Gestión de Contactos
La pantalla de Contactos centraliza las personas con las que se relaciona tu empresa: clientes finales, decisores, referentes de pago, contactos operativos, etc.
1. ¿Qué es un contacto en VitaCRM?
- Cada fila de la grilla representa una persona de contacto asociada a una cuenta o empresa.
- Los datos principales son: Nombre, Compañía, Email, Móvil, Cédula/RUT y Dirección.
- Estos datos se reutilizan en embudos, tickets, eventos, campañas y WhatsApp.
2. Relación con Cuentas
- Desde el módulo de Cuentas podés ver y gestionar los contactos de cada cliente.
- Un mismo contacto puede estar vinculado a una cuenta principal y utilizarse en diferentes gestiones comerciales.
- Recomendación: mantené alineados los datos entre Cuentas y Contactos para evitar duplicados.
3. Acciones disponibles en la grilla
- Icono de editar: actualiza datos del contacto (email, móvil, compañía, etc.).
- Icono de actividad / historial: consulta el uso del contacto en tickets, eventos o gestiones comerciales (si tu rol lo permite).
- Botón “Agregar contacto”: crea un nuevo registro para usarlo luego en todo el CRM.
- Botón “Exportar”: descarga los contactos listados aplicando los filtros activos.
4. Filtros y búsqueda
- Utilizá el panel de “Filtros de Contactos” para acotar por nombre, compañía, email, móvil, nivel u otros criterios.
- La caja “Buscar registro” permite localizar rápidamente un contacto por texto libre.
- Los filtros aplicados impactan tanto en la vista como en la exportación.
5. Buenas prácticas
- Definí siempre al menos: Nombre, Móvil y Email para poder contactar a la persona desde cualquier módulo.
- Actualizá los datos cuando cambie la compañía, el cargo o el número de contacto.
- Usá la misma estructura de nombres y correos para mantener la base ordenada (evitar duplicados y correos mal escritos).
Centro de configuración de VitaCRM
Este panel agrupa todas las configuraciones del sistema por áreas, para que te sea más fácil encontrar lo que necesitás.
Cómo está organizado
- General: datos de la empresa, monedas, formas de cobro y parámetros base.
- Usuarios & accesos: usuarios, roles, permisos y destinatarios de alertas.
- Canales & mensajería: canales, fuentes, tiempos de sesión y plantillas.
- CRM & flujos: estados, prioridades, categorías y eventos que alimentan el embudo.
- Chatbot & IA: bots, entrenamiento Q&A y base de conocimiento.
- Marketing & campañas: campañas y plantillas multicanal.
Sugerencia de uso
- Primero: completá la sección General y Usuarios & accesos.
- Luego: definí estados, prioridades y categorías en CRM & flujos.
- Después: conectá tus canales y plantillas en Canales & mensajería.
- Por último: activá Chatbot & IA y tus campañas de marketing para escalar el CRM.
Tip: si agregamos nuevas secciones de configuración, siempre van a aparecer en este panel
agrupadas por área, para mantener una navegación simple y ordenada.
Ayuda sobre Tipos de Socios
Los Tipos de socios permiten clasificar a cada cliente o cuenta empresarial según su vínculo, categoría o nivel dentro de tu organización. Esta configuración impacta directamente en los reportes, segmentación y flujos comerciales.
¿Para qué sirve esta configuración?
- Organizar clientes según su importancia o rol (Ej.: Socio Estratégico, Aliado Comercial, Cliente Corporativo).
- Controlar permisos o procesos internos basados en el tipo de socio.
- Facilitar reportes y segmentación para marketing, ventas y atención.
Buenas prácticas
- Mantené nombres claros y consistentes.
- Solo creá tipos que realmente vas a utilizar.
- Evitá duplicados: si ya existe un tipo similar, actualizalo en lugar de crear uno nuevo.
Ejemplos prácticos
✔ Ejemplo 1: Clasificación comercial
Socio Plata, Socio Oro, Socio Platino
✔ Ejemplo 2: Clasificación por rol
Distribuidor, Representante, Mayorista
✔ Ejemplo 3: Clasificación operativa
Cuenta Estratégica, Cuenta Clave, Cliente Estándar
Impacto en otras funciones
- Los tipos de socios pueden aparecer en fichas 360°, embudos de ventas y reportes.
- Se pueden utilizar en filtros y segmentación avanzada.
- Algunos módulos pueden depender del tipo de socio para validar procesos.
Ayuda sobre Listas (Públicos Objetivo)
Las Listas te permiten agrupar contactos, cuentas o clientes bajo un criterio común para utilizarlos en campañas, segmentación comercial y acciones automatizadas de VitaCRM.
¿Qué es una Lista o Público Objetivo?
Es un conjunto de contactos o cuentas organizados según una característica particular. Las listas son la base para:
- Campañas de marketing (WhatsApp, Email, SMS).
- Automatizaciones y workflows.
- Filtros en embudos de ventas.
- Análisis y reportes segmentados.
Tipos de listas recomendadas
- Segmentación por interés: interesados en un producto específico.
- Segmentación por etapa comercial: leads calientes, tibios o fríos.
- Segmentación por comportamiento: clientes recurrentes, inactivos o nuevos.
- Segmentación operativa: cuentas estratégicas, mayoristas, distribuidores.
Buenas prácticas para armar Listas
- Usá nombres claros y fáciles de identificar.
- Evitá duplicar listas con el mismo propósito.
- Mantené actualizada la información eliminando contactos obsoletos.
- Utilizá criterios que realmente aporten valor al negocio.
- Antes de crear una nueva lista, verificá que no exista una similar.
Ejemplos de Listas efectivas
✔ Ejemplo 1: Campañas comerciales
Clientes interesados en Plan Premium
✔ Ejemplo 2: Seguimiento de ventas
Leads generados por Landing Black Friday
✔ Ejemplo 3: Marketing relacional
Clientes VIP activos
✔ Ejemplo 4: Re-engagement
Clientes inactivos hace 90 días
Impacto dentro de VitaCRM
- Las listas pueden sincronizarse automáticamente con campañas.
- Son reutilizables en distintos módulos.
- Ayudan a ordenar y entender el comportamiento de tu base comercial.
- Mejoran la precisión de las acciones automatizadas y los reportes.
Ayuda sobre Gestión de Notas
¿Qué son las notas?
Las notas permiten registrar información relevante sobre cada cliente: reuniones, llamados, acuerdos, recordatorios o comentarios internos. Forman parte de la visión 360° del cliente y facilitan el seguimiento comercial y operativo.
Tipos de notas
- Manuales: agregadas por un usuario desde el CRM.
- WhatsApp: acciones o interacciones relacionadas a mensajes.
- Llamadas: registro de comunicaciones telefónicas.
- Internas: visibles solo para usuarios internos.
- Fijadas: siempre aparecen primero en la lista.
¿Cómo buscar notas?
Podés filtrar las notas por:
- Estado (Activa o Archivada)
- Cuenta (cliente asociado)
- Búsqueda por texto (título o contenido)
- Fecha (cuando corresponda)
¿Cómo agregar una nueva nota?
- Hacé clic en el botón “Agregar nota”.
- Seleccioná la cuenta (cliente) si no está previamente enlazada.
- Completá el título, fecha y descripción.
- Elegí el origen y el tipo de nota.
- Definí si es interna o si querés dejarla fijada.
- Guardá los cambios.
Buenas prácticas
- Mantené las descripciones claras y concisas.
- Utilizá el estado “Archivada” para notas cerradas o sin relevancia futura.
- Fijá solo notas realmente importantes para el seguimiento.
Ayuda de administración de la ficha 360° de cuenta
Guía rápida para entender las acciones sobre la cuenta (Editar, Fusionar, Logs y Eliminar) y el uso general de la vista 360°.Resumen rápido
- Editar: abre el asistente en 5 pasos para actualizar datos de la cuenta.
- Fusionar: une dos cuentas que representan al mismo cliente en una sola ficha 360°.
- Ver logs: muestra el historial de cambios sobre la cuenta.
- Eliminar cuenta: acción de alta sensibilidad para inactivar o eliminar la cuenta.
- 360°: resumen general de la cuenta y módulos activos.
- Contactos / Oportunidades / Tickets: pestañas específicas por tipo de relación.
- Línea de tiempo: eventos en orden cronológico (negocios, tickets, cambios de estado).
Concepto de ficha 360°
La ficha 360° concentra toda la información relevante de una cuenta en un único lugar: datos generales, contactos, oportunidades comerciales, tickets, facturación e historial de actividad.
La idea es que cualquier usuario (comercial, soporte o administración) pueda entender el estado actual de la relación con el cliente en pocos segundos, sin tener que abrir múltiples pantallas.
Encabezado de la cuenta y KPIs
En la parte superior de la ficha se muestran los datos clave:
- Nombre de la cuenta y ID interno.
- Segmento e industria (si se utilizan en la instancia).
- Representante asignado y propietario de la cuenta.
- Datos de contacto principales: Correo, Teléfono, Móvil.
- Moneda y última actividad registrada.
- KPI básicos: órdenes, gastos, puntos y deuda.
Estos indicadores permiten identificar rápidamente la relevancia de la cuenta, su situación financiera y el nivel de interacción reciente.
Acciones principales sobre la cuenta
Editar Actualización de datos mediante el asistente
El botón Editar abre el asistente en varios pasos para modificar los datos de la cuenta. En la configuración actual, se organiza en:
- Datos generales: nombre de la cuenta, compañía, correo, teléfonos, cuenta de balance, documento y RUC.
- Direcciones: datos de contacto, envío y cobro.
- Ubicación y público: segmentación geográfica y clasificación comercial.
- Facturación y afiliación: datos fiscales, condiciones comerciales y contratos.
- Otros datos: información adicional, notas internas y gestión de baja.
Se recomienda revisar al menos los Datos generales y la Ubicación y público antes de empezar a trabajar con oportunidades, tickets o facturación para esa cuenta.
Fusionar Unificación de cuentas duplicadas
La opción Fusionar se utiliza cuando detectamos que existen dos o más cuentas que representan al mismo cliente (por ejemplo, duplicados por variaciones en el nombre, errores de carga, etc.).
Criterios habituales para decidir una fusión:
- Mismo RUT o documento fiscal.
- Nombre de cuenta muy similar o igual.
- Mismos correos de contacto principales.
- Mismo teléfono / móvil de referencia.
Importante: antes de fusionar, validar con el equipo
comercial o de administración qué cuenta debe quedar como principal
(la que conserva el historial) y cuál será absorbida.
Luego de la fusión, las oportunidades, tickets y registros asociados deben quedar vinculados a la cuenta principal, evitando perder contexto histórico del cliente.
Ver logs Historial de cambios y auditoría
La opción Ver logs muestra el historial de operaciones realizadas sobre la cuenta: altas, modificaciones, fusiones, cambios de estado, responsables, etc., indicando quién hizo el cambio y cuándo.
Esta vista es clave para auditorías, resolución de incidentes y seguimiento de decisiones internas sobre la cuenta.
Eliminar cuenta Uso exclusivo para administrar bajas
El botón Eliminar cuenta es una acción sensible y normalmente está restringida a perfiles con permisos avanzados.
Dependiendo de la configuración del sistema, esta acción puede:
- Marcar la cuenta como inactiva o de baja, manteniendo el historial.
- O bien solicitar un flujo de revisión previo a una eliminación definitiva.
Antes de eliminar una cuenta, verificar si:
- Tiene deuda pendiente o procesos abiertos de facturación.
- Existen tickets activos o en curso.
- Hay oportunidades o negocios en etapas críticas.
Pestañas principales de la ficha
360°
Vista principal con un resumen de módulos clave: ventas, tickets, facturación y otros indicadores. Aquí se muestran resúmenes como “3 negocios activos”, “2 tickets abiertos” o “Saldo a favor”.
Contactos
Personas asociadas a la cuenta (contactos comerciales, facturación, soporte, etc.). Desde aquí se gestionan correos, móviles y roles dentro de la organización del cliente.
Oportunidades
Listado de negocios o propuestas vinculadas a la cuenta, con su etapa en el embudo, montos e hitos relevantes.
Tickets
Incidentes, consultas y solicitudes de soporte asociadas a la cuenta. Permite ver rápidamente si hay temas abiertos antes de contactar al cliente.
Línea de tiempo
La Línea de tiempo muestra los eventos de la cuenta en orden cronológico: cambios de estado de tickets, avances de negocios, notas internas y otros hitos relevantes.
Los filtros rápidos (7d / 30d / 90d) permiten acotar la vista a los últimos días para enfocarse en la actividad reciente.
Antes de contactar al cliente, es recomendable revisar la línea de tiempo para tener contexto actualizado sobre las interacciones más recientes.
Flujo sugerido de trabajo con la ficha 360°
- Abrir la ficha 360° desde una búsqueda o listado de cuentas.
- Revisar el encabezado (deuda, órdenes, gastos, puntos, último contacto).
- Consultar la línea de tiempo para ver la actividad reciente.
- Si es necesario, ajustar datos mediante Editar (correo, teléfonos, RUT, estado, etc.).
- Validar si existen duplicados y, de ser necesario, usar Fusionar.
- Usar Ver logs cuando haya dudas sobre quién modificó la cuenta o por qué cambió un dato.
- Solo recurrir a Eliminar cuenta cuando se trate de un caso validado y autorizado.
Seguir este flujo ayuda a mantener la base de datos de cuentas limpia, coherente y auditada, mejorando la calidad de la información en todo el CRM.
Centro de ayuda – Lista de Precios
En esta pantalla podés gestionar las listas de precios que se usan en el CRM / ERP.
¿Qué puedo hacer aquí?
- Ver listas existentes: se muestran con su ID y Nombre en la tabla principal.
- Agregar lista: con el botón “+ Agregar lista” creás una nueva lista de precios.
- Editar: ícono del lápiz para modificar el nombre u otros datos.
- Eliminar: ícono del cesto para borrar una lista (según permisos).
- Buscar: usá el campo “Buscar registro” para filtrar por nombre.
- Exportar: el botón “Exportar” descarga la información (según formato configurado).
¿Tenés algún problema?
Si algo no funciona como esperás (errores, datos incorrectos, permisos, etc.), por favor contactá a soporte:
- Email: soporte@agoerp.com
- WhatsApp / Teléfono: +598 97 012 592
Vista previa del email
Así se verá el mensaje aproximado para el destinatario (con datos de ejemplo).
Asunto
Adjuntos (ejemplo)
Ayuda – Emails enviados
Panel de monitoreo de envíos realizados desde VitaCRM (Tickets, Campañas y Sistema).¿Qué estás viendo?
Este dashboard centraliza métricas y trazabilidad de los emails enviados. Te permite identificar volumen, entregabilidad, errores y actividad reciente para diagnóstico rápido.
Indicadores (KPIs)
- Emails enviados (período): total de emails remindedos en el rango seleccionado.
- Tasa de entrega: porcentaje de entregados sobre el total (Delivered / Total).
- Errores: cantidad de envíos con estado Failed dentro del período.
- Último envío: fecha y hora del email más reciente detectado en el período.
Gráfica – Evolución de envíos
Muestra el volumen diario de envíos. Es útil para detectar picos (campañas / automatizaciones) y validar continuidad operativa del motor de envíos.
Distribución por estado
- Delivered: email entregado al proveedor/correo destino.
- Failed: fallo de envío (validación, proveedor, bloqueo, etc.).
- Otros: estados intermedios o no categorizados (por ejemplo, queued/processing u equivalentes).
Historial (últimos 10)
Tabla con los últimos 10 emails detectados, mostrando destinatario, estado, asunto, origen y fecha.
- Destinatario: dirección final del envío.
- Origen: módulo que generó el email (Ticket / Campaña / Sistema).
- Asunto: asunto del mensaje enviado.
Si detectás errores (Failed)
- Verificá el destinatario (formato, dominio) y el asunto.
- Confirmá que el período seleccionado incluye el evento.
- Revisá los logs del motor/servicio de email (si están habilitados en tu entorno).
- Si el error persiste, reportá el caso indicando: fecha/hora, destinatario, asunto y estado.
Ayuda | Administrar tenant
Gestión centralizada de integraciones (tabla spm_tenant)
Esta pantalla se usa para crear, editar, activar/desactivar o eliminar integraciones por empresa.
Cada fila representa una combinación Empresa + App con sus credenciales y configuración.
1) Cómo usar el listado
- Empresa: buscá por
company_nameocompany_id. - App: filtra el tipo de integración (Task Engine, Meta, WhatsApp, Email, Meli, etc.).
- Estado: muestra integraciones activas o inactivas.
- Aplicar: ejecuta los filtros.
- Limpiar: restablece filtros y muestra todo.
2) Campos al crear/editar
| Campo | Qué significa | Recomendación |
|---|---|---|
| Company ID | Identificador numérico de la empresa. | Usar el ID correcto. Evitar duplicados para la misma App. |
| Company Name | Nombre visible de la empresa. | Referencia informativa (no reemplaza al Company ID). |
| ¿Activo? | Habilita o deshabilita la integración. | Si está inactiva, la app no debería operar. |
| App / App Name | Tipo de integración y su nombre descriptivo. | Seleccionar la App correcta. App Name es informativo. |
| External Tenant ID | ID del tenant externo (cuando la app usa un identificador propio). | Completar solo si la integración lo requiere. |
| API Base URL | URL base del servicio asociado a la integración. | Debe ser una URL válida (preferentemente https). |
| API Key | Clave/API Key para autenticación (si aplica). | Opcional. Usar solo cuando el proveedor lo requiera. |
| Auth Token | Token de autenticación (si aplica). | Opcional. Mantenerlo protegido (no compartir). |
| Config (JSON) | Configuración avanzada en formato JSON para la app. | Debe ser JSON válido. La validación es en tiempo real. |
3) Acciones del listado
- Editar: modifica la integración (URLs/credenciales/config).
- Eliminar: borra la integración (usar solo si no debe existir).
- Activar/Desactivar: pausa o habilita sin perder datos.
4) Buenas prácticas y validaciones
- Evitar duplicar registros para la misma combinación Empresa + App.
- Si cambiás API Base URL o credenciales, luego probá el flujo asociado (por ejemplo conexión/estado).
- Si el JSON es inválido, corregir antes de guardar.
Ayuda · Administración de Apps internas
¿Qué son las Apps internas?
Las Apps internas son módulos propios de VitaCRM que ejecutan procesos automáticos del sistema, como tareas programadas, notificaciones, reportes, campañas o validaciones internas.
¿Para qué sirve esta pantalla?
- Habilitar o deshabilitar módulos internos por empresa.
- Administrar tokens de ejecución segura.
- Controlar qué procesos automáticos están activos.
- Centralizar la configuración interna del sistema.
¿Qué no se gestiona acá?
- Integraciones externas (Mercado Libre, WhatsApp, Email, etc.).
- Configuración de tenants externos.
¿Cómo usar la administración?
- Ingresá a Administrar Apps internas.
- Visualizá las apps disponibles y su estado.
- Usá Editar para cambiar estado o token.
- Usá Nueva App interna para dar de alta un módulo.
Seguridad:
Los tokens se almacenan de forma segura y solo se muestran los últimos 4 caracteres para control visual.
Los tokens se almacenan de forma segura y solo se muestran los últimos 4 caracteres para control visual.
Ayuda · Categorías / Ramos
En esta sección administrás las categorías (ramos) que organizan tus productos y definen cómo se muestran y operan en los distintos canales de venta (local, delivery, takeaway y carta online).
Una buena configuración de categorías mejora la velocidad de venta,
la experiencia del cliente y el orden operativo.
¿Para qué sirven las categorías?
- Agrupan productos similares (ej.: Bebidas, Postres, Menú infantil).
- Definen en qué canales se pueden vender los productos.
- Ordenan la visualización en impresión, POS y carta digital.
Datos básicos
- Nombre: Identificación visible de la categoría.
- Detalle: Descripción interna u orientativa (opcional).
- Posición impresión: Orden en tickets y comandas.
- Posición carta: Orden en carta digital / menú online.
Canales y visibilidad
- Menú restaurante: Disponible para consumo en local.
- Delivery: Visible en pedidos con envío.
- Takeaway: Disponible para retiro en local.
- Visible venta: Habilita u oculta la categoría en el POS.
- Venta online: Publica la categoría en la carta digital.
Configuración económica y contable
- Comisión (%): Porcentaje asociado a ventas de la categoría.
- Cuenta contable venta: Imputación contable de ingresos.
- Cuenta contable compra: Imputación contable de costos.
Estos datos pueden ajustarse en cualquier momento sin afectar ventas ya realizadas.
Ayuda – Familias
Organización clara de tus productosLas familias te permiten agrupar productos dentro de una categoría, facilitando la organización, la búsqueda y la gestión de tu catálogo.
Crear
Agregá nuevas familias para clasificar tus productos de forma clara.
Modificar
Actualizá el nombre o la categoría cuando tu negocio crece o cambia.
Eliminar
Quitá familias que ya no utilizás para mantener el catálogo ordenado.
Los cambios se reflejan automáticamente en la pantalla,
sin necesidad de recargar la página.
Ayuda – Gestión de Grupos
Esta sección permite administrar los Grupos de productos. Los grupos son una capa de clasificación que se ubica dentro de una Familia y se utilizan para organizar los productos de forma clara y consistente.
📂 Estructura del catálogo
El catálogo de productos se organiza de la siguiente manera:
- Ramo: categoría principal.
- Familia: subcategoría dentro del ramo.
- Grupo: clasificación específica dentro de la familia.
- Producto: ítem final comercializable.
Ejemplo:
Alimentos → Congelados → Verduras → Arvejas
Alimentos → Congelados → Verduras → Arvejas
🔍 Consulta de grupos
Al ingresar al módulo, el sistema muestra el listado de grupos existentes. La información se carga en tiempo real, sin necesidad de recargar la pantalla.
- Podés buscar grupos por nombre.
- Podés filtrar por familia.
- Vas a ver cuántos productos tiene cada grupo.
➕ Alta de grupo
Utilizá esta opción cuando necesites crear un nuevo grupo.
- Hacé clic en “Agregar grupo”.
- Ingresá el nombre del grupo.
- Seleccioná la familia correspondiente.
- Confirmá la operación.
Una vez creado, el grupo queda disponible inmediatamente para ser usado
en la carga o edición de productos.
✏️ Modificación de grupo
Podés modificar un grupo existente para corregir su nombre o cambiar la familia a la que pertenece.
- Seleccioná el grupo desde el listado.
- Elegí la opción Editar.
- Realizá los cambios necesarios.
- Guardá los cambios.
🗑️ Eliminación de grupo
La opción de eliminar se utiliza cuando un grupo ya no debe estar disponible.
- El sistema puede impedir la eliminación si el grupo tiene productos asociados.
- Se recomienda verificar la cantidad de productos antes de eliminar.
Eliminar un grupo puede afectar la organización del catálogo.
Realizá esta acción solo si estás seguro.
✅ Buenas prácticas
- Usar nombres claros y representativos.
- Evitar duplicar grupos con el mismo significado.
- Revisar la familia antes de crear un nuevo grupo.
- Mantener el catálogo ordenado mejora búsquedas y reportes.
🛠️ Soporte
Si tenés dudas sobre cómo organizar los grupos o necesitás asistencia, contactá al área de soporte o a tu administrador del sistema.
Gestión de Productos · Núcleo del sistema
¿Qué es este módulo?
La gestión de productos es el corazón operativo de VitaCRM. Todo lo que se vende, publica, stockea, factura o reporta parte de la definición correcta de un producto.
Un producto mal definido genera errores en ventas, inventario,
precios, reportes e integraciones.
Un producto bien definido se reutiliza en todo el sistema.
Un producto bien definido se reutiliza en todo el sistema.
Modelo de producto
Cada producto se construye por bloques independientes. Esto permite que el sistema escale sin duplicar datos.
- General: identidad única del producto
- Atributos: variantes, talles, colores, tags
- Inventario: stock, reposición, ubicación
- Comercial: precios, costos, impuestos
- Logística: dimensiones, envíos, restricciones
- Imágenes: publicación visual multicanal
- Avanzado: SEO, integraciones y flags técnicos
Cada bloque puede evolucionar sin romper los demás.
Cómo se usa en la práctica
-
Ventas / POS
Precios, impuestos y stock se toman directamente desde este módulo. -
Web / E-commerce
Visibilidad, imágenes, SEO y promociones dependen de la configuración avanzada. -
Inventario
Alertas, reposición y disponibilidad se calculan en base a estos datos. -
Reportes & BI
Margen, rotación, rentabilidad y ABC usan esta estructura.
Flujo recomendado de carga
- 1. General
- 2. Comercial
- 3. Inventario
- 4. Logística
- 5. Atributos / Variantes
- 6. Imágenes
- 7. Avanzado
No es obligatorio completar todo en una sola sesión.
El sistema está preparado para crecer producto a producto.
Errores comunes a evitar
- Cargar precios sin definir impuestos
- No controlar stock en productos físicos
- Duplicar productos en lugar de usar variantes
- No cargar imágenes principales
- Usar tags sin criterio
Evolución del módulo
Este módulo seguirá creciendo con:
- Listas de precios avanzadas
- Versionado de productos
- Autosave y borradores
- Sincronización en tiempo real
- Asistencia inteligente (IA)
Ayuda · Gestión de Productos
Cómo administrar el catálogo, precios y disponibilidad¿Qué puedo hacer desde esta pantalla?
- Visualizar el catálogo completo de productos.
- Consultar estado, stock, precios y clasificación.
- Crear nuevos productos o editar existentes.
- Exportar el listado a Excel.
Alta y edición de productos
Desde el botón Nuevo producto podés:
- Definir datos generales (nombre, SKU, descripción).
- Asignar categoría, familia y grupo.
- Configurar precios, impuestos y moneda.
- Gestionar stock y estado (activo / inactivo).
Búsqueda y navegación
- Usá el buscador para filtrar por nombre, SKU o categoría.
- La paginación te permite recorrer grandes volúmenes de productos.
- Los indicadores superiores muestran el estado general del catálogo.
Tip:
Mantené los productos clasificados y con imagen para mejorar la experiencia en ventas, reportes y canales digitales.
Mantené los productos clasificados y con imagen para mejorar la experiencia en ventas, reportes y canales digitales.
¿Qué son los Grupos Modificadores?
Los Grupos Modificadores permiten definir opciones adicionales asociadas a un producto, que el cliente puede seleccionar al momento de realizar una compra o pedido.
Se utilizan habitualmente para:
- Agregar extras o complementos (ej. salsas, toppings, adicionales).
- Definir selecciones obligatorias u opcionales.
- Controlar cantidades mínimas y máximas.
- Asignar precios adicionales por selección.
Importante:
Una correcta configuración de los grupos modificadores garantiza
una mejor experiencia de compra y evita errores en pedidos,
precios o combinaciones inválidas.
¿Qué son los Grupos de Productos?
Los Grupos de Productos permiten organizar los productos dentro de una familia, facilitando la clasificación, el mantenimiento del catálogo y la aplicación de reglas comerciales.
Este módulo se utiliza para:
- Agrupar productos relacionados dentro de una misma familia.
- Ordenar visualmente el catálogo.
- Aplicar reglas de venta, promociones o descuentos.
- Mejorar la coherencia en reportes y búsquedas.
Recomendación:
Definir correctamente los grupos mejora la experiencia del usuario
y simplifica la gestión diaria del catálogo.
Ayuda: Configuración de Tipo de cambio
Este módulo permite administrar los tipos de cambio utilizados por el sistema. Incluye alta, modificación, eliminación y consulta de historial por fecha y moneda.
1) ¿Para qué sirve?
- Registrar cotizaciones por fecha para una moneda específica.
- Consultar histórico y auditar cambios.
- Corregir importes en caso de carga errónea.
- Eliminar registros únicamente cuando se haya cargado un dato incorrecto.
2) Ubicación
General
→
Base del sistema
→
Monedas
→
Tipo de cambio
3) Conceptos clave
- Fecha: día al que corresponde la cotización (formato YYYY-MM-DD).
- Moneda (Mone): identificador numérico de la moneda (se selecciona desde el catálogo de monedas).
- Importe: valor del tipo de cambio para esa fecha y moneda.
- Histórico: el sistema registra múltiples fechas; no se sobreescribe el pasado salvo que se modifique explícitamente.
4) Reglas y buenas prácticas
- Se recomienda cargar el tipo de cambio una vez por día por moneda (según política interna).
- Para correcciones, utilizar Modificación antes que Baja.
- La Baja debe reservarse para errores de carga o registros duplicados.
- Este módulo no calcula automáticamente el tipo de cambio vigente; gestiona registros (CRUD) e histórico.
- El orden recomendado para auditoría es fecha DESC (más reciente primero).
5) ¿Cómo registrar un nuevo tipo de cambio? (ALTA)
- Presionar Nuevo tipo de cambio.
- Seleccionar Fecha.
- Seleccionar Moneda.
- Ingresar el Importe.
- Confirmar con Guardar.
Ejemplo de alta (referencia técnica)
{
"operation": "alta",
"fecha": "2026-01-15",
"Importe": 39.85,
"Mone": 2
}6) ¿Cómo corregir un tipo de cambio? (MODIFICACIÓN)
- Ubicar el registro en la grilla (por fecha y moneda).
- Presionar Editar.
- Actualizar Importe y/o Moneda si corresponde.
- Confirmar con Guardar.
Ejemplo de modificación (referencia técnica)
{
"operation": "modificacion",
"Id": 1324,
"fecha": "2026-01-15",
"Importe": 40.10,
"Mone": 2
}
Importante: la modificación identifica el registro por Id + fecha. Si cambia la fecha, se trata como un registro diferente (recomendado crear uno nuevo y dar de baja el anterior si correspondiera).
7) ¿Cuándo eliminar un tipo de cambio? (BAJA)
- Ubicar el registro incorrecto.
- Presionar Eliminar.
- Confirmar la acción (irreversible).
Ejemplo de baja (referencia técnica)
{
"operation": "baja",
"Id": 1324,
"fecha": "2026-01-15"
}8) ¿Cómo consultar el histórico? (GET)
- Usar filtros por fecha, moneda u orden para encontrar registros específicos.
- La consulta devuelve un listado con: Id, fecha, Importe, Mone.
Ejemplo de consulta paginada y ordenada (referencia técnica)
{
"limitinit": 0,
"limit_last": 10,
"OrderBy": "fecha ASC"
}9) Solución de problemas
Verificá que la moneda exista en General → Base del sistema → Monedas y que esté activa. Luego recargá la pantalla.
Revisá que la fecha esté seleccionada, que la moneda sea válida y que el importe sea numérico. Si persiste, revisar consola y reportar el detalle del error.
Este módulo solo administra registros. La regla de “vigente” depende de la lógica de negocio del proceso que lo consuma (facturación, reportes, etc.).
Nota: Si necesitás que el sistema determine automáticamente el tipo de cambio vigente por moneda, debe implementarse un endpoint específico de negocio (no incluido en este administrador).
Unidades de medida – ¿Cómo funcionan?
1. ¿Para qué sirven?
Las unidades de medida determinan cómo se controla el stock, cómo se vende el producto y cómo se interpreta en compras.
- Definen la unidad base de inventario (ej: unidad, kilo, bolsa).
- Permiten futuras conversiones (ej: 1 caja = 12 unidades).
- Afectan el cálculo de stock y movimientos.
- Impactan en la publicación a MercadoLibre.
2. Ejemplos prácticos
Ejemplo 1:
Producto: Tornillo
Unidad: Unidad (UNI)
→ El stock se controla por pieza individual.
Producto: Tornillo
Unidad: Unidad (UNI)
→ El stock se controla por pieza individual.
Ejemplo 2:
Producto: Arroz
Unidad: Kilogramo (KG)
→ El stock se controla por peso.
Producto: Arroz
Unidad: Kilogramo (KG)
→ El stock se controla por peso.
Ejemplo 3:
Producto: Bolsa de 50 tornillos
Unidad: Bolsa
→ El stock se controla por bolsa, no por unidad individual.
Producto: Bolsa de 50 tornillos
Unidad: Bolsa
→ El stock se controla por bolsa, no por unidad individual.
3. Buenas prácticas
- Definir la unidad antes de comenzar a vender.
- No cambiar la unidad cuando ya hay movimientos.
- Usar nombres claros y códigos consistentes.
Importante:
La unidad de medida impacta directamente en el control de inventario.
Una mala configuración puede generar diferencias de stock.
Centro de Operaciones · Gestión de Órdenes
¿Qué es este módulo?
Este módulo centraliza todas las órdenes ingresadas desde los distintos canales (Mercado Libre, Ecommerce, WhatsApp, POS, Restaurant, Producción, etc.) antes de su facturación o entrega final.
Flujo operativo de una orden
- NUEVA: Orden recibida, pendiente de validación.
- VALIDANDO DATOS: Se verifica cliente, stock y condiciones.
- PENDIENTE PRODUCCIÓN: Espera asignación operativa.
- EN PRODUCCIÓN: En proceso (cocina, fabricación, armado).
- LISTA PARA FACTURAR: Preparada para emisión fiscal.
- FACTURADA: Documento emitido correctamente.
- CANCELADA: Orden anulada por el usuario o el sistema.
Vista Tabla vs Vista Kanban
Vista Tabla: Ideal para control financiero y filtros avanzados.
Vista Kanban: Ideal para seguimiento operativo por etapas.
Acciones disponibles
- Ver detalle: Visualizar información completa.
- Pasar a producción: Cambia el estado operativo.
- Facturar: Genera documento fiscal.
- Cancelar: Anula la orden.
Acciones masivas
Seleccionando múltiples órdenes podrás:
- Pasarlas a producción
- Facturarlas en lote
- Cancelarlas
Buenas prácticas recomendadas
- Revisar órdenes nuevas al inicio de cada jornada.
- No facturar sin validar stock y cliente.
- Utilizar Kanban para equipos de producción.
- Monitorear KPI de órdenes pendientes.
Este módulo es el núcleo operativo omnicanal del sistema.
Toda venta debería transitar por aquí antes de facturarse.
Creación de Orden – Guía rápida
1. Datos de la solicitud
Indique quién solicita el estudio y las empresas involucradas.
- Solicitado por: persona responsable del requerimiento.
- Empresa solicitante: empresa que pide la evaluación.
- Empresa facturación: empresa a la que se emitirá la factura.
2. Servicios solicitados
Seleccione los servicios que deben realizarse.
- Visita domiciliaria
- Estudio de confiabilidad
- Poligrafía
- Verificación laboral o académica
3. Personas a evaluar
Utilice el botón Agregar persona para registrar cada candidato.
- Nombre completo
- Documento de identidad
- Ciudad
- Cargo
4. Crear la orden
Al presionar Crear Orden el sistema generará automáticamente:
- La Orden en estado En proceso
- Los servicios asignados a cada candidato
- Las ejecuciones operativas
Tip:
Luego de crear la orden podrás gestionarla desde la pantalla Order360, donde se controlan ejecuciones, documentos, SLA y facturación.
Ayuda — Gestión de Órdenes
Esta pantalla muestra la Matriz Operativa de Órdenes. Aquí se visualiza el estado de cada orden y sus ejecuciones operativas.
Crear una nueva orden
- Presionar el botón Nueva Orden.
- Completar el formulario inicial de solicitud.
- Guardar la solicitud.
- El sistema generará automáticamente la Orden Operativa en Order360.
La orden comienza con una Solicitud Inicial.
Luego el sistema genera la orden completa en Order360.
Estados que puedes ver en la matriz
- Pendiente — orden registrada sin ejecución.
- En proceso — la orden ya tiene ejecución operativa.
- Finalizada — servicio completado.
- Cancelada — orden anulada.
Consejos de uso
- Utiliza Actualizar para refrescar la matriz.
- Haz clic en una orden para ver su detalle completo.
- Desde el detalle podrás gestionar toda la operación en Order360.
Guía operativa · Publicaciones Mercado Libre
Esta pantalla permite monitorear, interpretar y accionar sobre cada publicación sincronizada con Mercado Libre desde VitaCRM.
Cómo interpretar esta pantalla
La grilla muestra el estado operativo real de cada publicación. Los datos más sensibles, como precio y estado, deben interpretarse en base a la última confirmación recibida desde Mercado Libre, no solamente en función de la última acción ejecutada desde VitaCRM.
Datos confirmados
Cuando una publicación ya fue procesada y validada por Mercado Libre, la pantalla refleja el último estado confirmado, el último precio confirmado y la última sincronización exitosa.
Cambios en tránsito
Si se editó precio, stock, descripción o estado, el cambio puede quedar pendiente de confirmación. En ese caso, la publicación todavía no debe interpretarse como definitivamente actualizada.
Errores operativos
Si una acción falla, la publicación puede quedar marcada con error. En ese caso conviene revisar el detalle antes de volver a ejecutar una acción sobre la misma.
Cómo leer la grilla
Aquí se muestra el nombre del producto y debajo su identificador en Mercado Libre, por ejemplo:
Gel Insecticida Cucarachas...
MLU442409
MLU442409
Esta información ayuda a identificar rápidamente qué artículo está publicado y cuál es su referencia dentro del canal.
El estado visible debe interpretarse como el último estado confirmado por Mercado Libre.
| Estado | Interpretación |
|---|---|
| Publicada | Mercado Libre confirmó la publicación como activa. |
| Pausada | Mercado Libre confirmó que la publicación quedó pausada. |
| Cerrada | Mercado Libre confirmó el cierre de la publicación. |
| En cola | La acción fue enviada o preparada, pero aún no quedó confirmada en el canal. |
| Con error | La publicación presentó una falla de sincronización o una operación rechazada. |
Importante: si acabas de ejecutar una acción, el badge puede reflejar un estado transitorio hasta recibir confirmación de Mercado Libre.
El precio que se muestra en esta pantalla debe corresponder al último valor confirmado por Mercado Libre.
Precio confirmado
Mercado Libre ya devolvió confirmación y el valor mostrado es definitivo para el canal.
Actualización pendiente
Se envió una modificación, pero todavía no volvió la confirmación del canal.
Error de actualización
El precio no pudo actualizarse correctamente. El valor visible puede seguir siendo el último confirmado.
Recomendación: no interpretar como definitivo un precio recién enviado hasta que el sistema indique que quedó confirmado en Mercado Libre.
Este bloque normalmente muestra:
- Creado: fecha de creación de la publicación en VitaCRM.
- Sincronizado: última fecha en la que VitaCRM recibió o validó información del canal.
La fecha de sincronización es clave para entender si lo que estás viendo es información reciente y validada.
Indica la cantidad de preguntas registradas para la publicación.
Este dato ayuda a detectar publicaciones con mayor interacción comercial y también posibles pendientes de atención.
| Acción | Qué hace | Qué esperar |
|---|---|---|
| Ver detalle | Abre la ficha completa de la publicación. | Permite revisar precio local, precio ML, estado, payload, errores y sincronización. |
| Ver en ML | Abre la publicación directamente en Mercado Libre. | Útil para validar cómo está visible en el canal. |
| Editar precio | Solicita la actualización del precio en Mercado Libre. | El cambio se considera definitivo recién cuando ML lo confirme. |
| Editar stock | Solicita actualizar el stock publicado. | La cantidad visible puede demorar unos instantes hasta su confirmación. |
| Editar descripción | Envía una nueva descripción al canal. | La publicación seguirá mostrando el contenido anterior hasta la confirmación. |
| Activar publicación | Solicita reactivar una publicación. | Debe interpretarse como activada solo cuando ML confirme el estado. |
| Pausar publicación | Solicita pausar una publicación. | Puede quedar temporalmente en tránsito hasta recibir respuesta del canal. |
| Cerrar publicación | Solicita el cierre de la publicación. | Conviene revisar esta acción antes de ejecutarla, ya que puede implicar cierre definitivo. |
Ciclo de una actualización
1. Acción en Vita
El usuario ejecuta una acción como editar precio, stock o estado.
2. Envío
VitaCRM envía la solicitud a Mercado Libre.
3. Espera
La publicación puede quedar pendiente de confirmación.
4. Confirmación
La grilla se actualiza con el estado y valor confirmados por ML.
Recomendación operativa
Antes de tomar decisiones sobre una publicación, revisa si el valor y el estado ya están confirmados por Mercado Libre. Si existe una acción en tránsito o una sincronización con error, conviene validar el detalle antes de continuar operando.
Guía del Dashboard Mercado Libre
Panel analítico para monitorear ventas, publicaciones y rendimiento de tu canal Mercado Libre dentro de VitaCRM.
Objetivo del dashboard
Este panel permite visualizar el rendimiento general de tus publicaciones y ventas en Mercado Libre, ayudándote a detectar oportunidades comerciales, optimizar productos y mejorar la gestión operativa de tu canal de ventas.
Indicadores clave (KPIs)
Ventas
Total facturado en Mercado Libre durante el período analizado.Órdenes
Cantidad de pedidos generados desde tus publicaciones.Conversión
Relación entre visitas a publicaciones y compras realizadas.Ticket promedio
Valor promedio de cada venta generada en Mercado Libre.Estado de publicaciones
Publicaciones activas
Productos actualmente disponibles para la venta en Mercado Libre.Publicaciones pausadas
Productos que se encuentran temporalmente deshabilitados.Publicaciones con errores
Publicaciones que presentan problemas de sincronización o inconsistencias en el catálogo.Análisis de productos
Productos más vendidos
Identifica los artículos que generan mayor volumen de ventas para optimizar stock, campañas y precios.Rendimiento por publicación
Analiza el comportamiento de cada publicación y detecta oportunidades de mejora en títulos, precios o stock.
Consejo estratégico
Utilizá este dashboard para detectar qué publicaciones generan mayor conversión y reforzar esas líneas de productos. Optimizar las publicaciones con mayor tráfico puede aumentar significativamente el volumen de ventas.
Ayuda – Administración de chatbots
Desde este administrador podrá crear, editar y mantener los chatbots integrados a su plataforma,
controlando su identificación, estado operativo, entrenamiento, código de integración,
configuración visual y seguimiento mediante logs.
¿Para qué sirve este módulo?
Este apartado centraliza la gestión de los chatbots utilizados en los distintos canales de atención o automatización de la empresa. Permite mantener ordenada la configuración de cada bot y controlar su ciclo de vida dentro de la plataforma.
Acciones disponibles
- Agregar nuevos chatbots.
- Editar nombre, credenciales y estado.
- Consultar logs asociados.
- Visualizar el código de integración.
- Ejecutar procesos de entrenamiento.
- Configurar aspectos visuales de la interfaz.
- Exportar el listado a Excel.
Datos principales del chatbot
- API Key: clave de autenticación del servicio.
- Bot ID: identificador único del bot integrado.
- Nombre: nombre interno para reconocerlo fácilmente.
- Estado: condición operativa actual del chatbot.
Estados posibles
Activo
Inactivo
Archivado
Un chatbot activo puede utilizarse normalmente. Un chatbot inactivo queda disponible
para revisión o ajustes sin operar. Un chatbot archivado se conserva con fines de
histórico o trazabilidad.
Recomendaciones de uso
- Utilizar nombres claros para identificar cada chatbot según su canal o propósito.
- Verificar la API Key y el Bot ID antes de guardar cambios.
- Revisar logs ante errores de integración o comportamiento inesperado.
- Ejecutar el entrenamiento cuando se actualicen datos relevantes del bot.
- Archivar bots en desuso en lugar de eliminarlos, para mantener trazabilidad.
Importante: los cambios realizados en este módulo pueden impactar directamente en la
operativa del chatbot dentro de los canales integrados. Se recomienda validar cualquier
modificación antes de utilizarla en producción.
Ayuda - Alertas de palabras clave
Guía rápida para configurar palabras clave que disparan alertas en el sistema.
Este módulo permite definir palabras o expresiones que, al ser detectadas en una conversación o mensaje,
generan una alerta según el tipo configurado.
¿Para qué sirve?
Las alertas de palabras clave ayudan a identificar automáticamente mensajes importantes, por ejemplo:
- Lead: cuando el usuario muestra intención comercial o interés de contacto.
- Queja: cuando el usuario expresa disconformidad, reclamos o molestias.
Campos disponibles
Palabra
Texto o expresión que el sistema buscará para activar la alerta.
Ejemplo: precio, quiero comprar, reclamo.
Tipo
Define la categoría de la alerta. Actualmente podés registrar palabras para Lead o Queja.
Idioma
Permite asociar la palabra clave al idioma correcto: Español, Inglés o Portugués.
Cómo cargar una nueva palabra clave
- Presioná Agregar palabra clave.
- Ingresá la palabra o frase que querés detectar.
- Seleccioná el tipo de alerta correspondiente.
- Elegí el idioma en el que aplica.
- Guardá los cambios.
Ejemplos recomendados
Ejemplos para tipo Lead
- quiero comprar
- me interesa
- necesito información
- quisiera una cotización
- hablar con un asesor
Ejemplos para tipo Queja
- quiero hacer un reclamo
- estoy desconforme
- muy mala atención
- no me resolvieron
- quiero dejar una queja
Buenas prácticas
- Usar palabras o frases claras y frecuentes en la conversación real de los usuarios.
- Evitar duplicados en el mismo idioma y tipo.
- Priorizar frases con intención concreta antes que términos demasiado genéricos.
- Revisar periódicamente qué palabras realmente generan alertas útiles.
Una palabra clave demasiado genérica puede generar alertas innecesarias.
Se recomienda validar cada término antes de dejarlo activo en producción.
Ayuda · Administración de Q&A
Guía rápida para gestionar preguntas y respuestas de tus chatbots.
Desde esta pantalla podés crear, editar, revisar y exportar las preguntas y respuestas que utiliza cada chatbot.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo de Q&A permite cargar conocimiento estructurado para que el chatbot responda consultas frecuentes de forma más clara, rápida y consistente.
¿Cómo funciona?
- Seleccioná el chatbot sobre el cual querés trabajar.
- Presioná “Agregar Q&A” para registrar una nueva pregunta y su respuesta.
- Completá los campos de Pregunta y Respuesta.
- Guardá los cambios para que el contenido quede disponible en la base del chatbot.
- Podés exportar la grilla actual con el botón “Exportar”.
Buenas prácticas recomendadas
- Escribí preguntas reales, tal como las haría un usuario.
- Redactá respuestas concretas, claras y sin ambigüedades.
- Evitá respuestas demasiado largas si la consulta puede resolverse en pocos pasos.
- Si un tema admite varias formas de consulta, cargá distintas preguntas con una misma lógica de respuesta.
- Mantené actualizada la información para evitar respuestas obsoletas.
Ejemplos de uso
Pregunta: ¿Cuáles son los horarios de atención?
Respuesta: Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas.
Pregunta: ¿Cómo solicito soporte?
Respuesta: Podés solicitar soporte desde el centro de ayuda o contactando al equipo por los canales habilitados.
Pregunta: ¿Dónde veo el estado de mi solicitud?
Respuesta: Podés consultar el estado desde tu panel de gestión o a través de los mensajes del chatbot si esa opción está habilitada.
Importante
La calidad de las respuestas del chatbot depende directamente de la claridad y precisión del contenido cargado en este módulo.
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