Vita-CRM

Gestión de Cuentas

Administre y supervise de manera centralizada todas las cuentas de clientes y contactos.
Este módulo permite mantener actualizada la información clave para el trabajo comercial y operativo.

Búsqueda por palabras clave Escribe al menos 3 caracteres y presiona Buscar.

¿Qué es la Gestión de Ventas por Embudo?

Es una herramienta visual que permite organizar, monitorear y gestionar oportunidades comerciales a lo largo de un flujo secuencial. Cada oportunidad pasa por etapas que reflejan su progreso desde el primer contacto hasta el cierre o postventa.

Características clave

Visualización tipo Kanban por columnas (por etapa).
Cada tarjeta representa una propuesta comercial u oportunidad de venta.
Posibilidad de mover las tarjetas entre etapas de forma manual o automática.
Visualización de estado actual, fecha de creación, prioridad, responsable, y otras variables clave.
Vista unificada con la bandeja de entrada y sistema de WhatsApp.

Etapas típicas del embudo

Visitantes: Usuarios o contactos sin interacción directa.
Sospechosos: Contactos que mostraron interés, por ejemplo, completando un formulario o haciendo clic en una campaña.
Prospectos (MQL): Contactos calificados por marketing que cumplen criterios objetivos.
Clientes Potenciales (SQL): Calificados por ventas, listos para una reunión, prueba o presupuesto.
Negociación / Cierre: El cliente está evaluando activamente la propuesta.
Fidelización / Postventa: Seguimiento luego del cierre, oportunidades de venta cruzada o retención.

Casos de uso típicos

Seguimiento visual de propuestas comerciales en diferentes etapas.
Gestión del equipo comercial con control de oportunidades asignadas.
Campañas de generación de demanda o conversión.
Automatización de acciones por etapa (recordatorios, alertas, envíos).

📌 Diferencia entre "Gestión por Embudo" y "Negocios"

Gestión por Embudo es una herramienta para trabajar con oportunidades en curso, mientras que Negocios se enfoca en acuerdos ya concretados o en ejecución.

Gestión por Embudo	Negocios
Visualiza el flujo de ventas por etapas (pipeline).	Administra acuerdos o proyectos cerrados o en curso.
Cada elemento es una oportunidad aún no concretada.	Cada registro es un negocio validado o firmado.
Enfocado en proceso y conversión.	Enfocado en gestión operativa y contractual.
Vista tipo Kanban, permite cambiar de etapa.	Vista tipo ficha o tabla, con enfoque en detalles económicos y documentación.
Aplica para equipos de ventas o marketing.	Aplica para administrativos, gerentes o postventa.

Consejo final

Usá la Gestión por Embudo para cerrar más oportunidades, y el módulo de Negocios para garantizar que esas oportunidades se ejecuten correctamente y sean rentables.

¿Qué es la Gestión de Negocios?

El módulo de Negocios permite registrar, controlar y dar seguimiento a cada acuerdo comercial formalizado con un cliente. A diferencia de las propuestas en embudo, aquí trabajamos con oportunidades que han sido aceptadas y requieren ejecución operativa o administrativa.

¿Cuándo se crea un negocio?

Un negocio se genera cuando una propuesta ha sido aceptada por el cliente. Puede nacer desde:

Una oportunidad cerrada desde el Embudo de ventas.
Un contrato firmado o presupuesto aprobado.
Una nueva venta directa documentada.

Contenido típico de un Negocio

Cliente y responsable asignado.
Nombre del negocio, categoría y etapa actual.
Monto, moneda, condiciones comerciales.
Fecha de inicio, vencimiento y cierre.
Documentación adjunta (PDF, contratos, formularios).
Integración con tareas, tickets y propuestas anteriores.

Objetivos del módulo

Hacer seguimiento de negocios activos con datos operativos.
Gestionar el ciclo de vida post-cierre: entregas, pagos, soporte, renovación.
Medir ingresos reales proyectados vs. concretados.
Vincular con facturación, cobranzas o etapas internas de cumplimiento.

🔁 Relación con la Gestión por Embudo

Mientras que el embudo refleja oportunidades en curso, el módulo de negocios representa acuerdos que han sido cerrados y convertidos en compromisos reales.

Gestión por Embudo	Negocios
Propuestas en análisis o negociación.	Oportunidades ya concretadas y aceptadas.
Vista tipo pipeline con cambio de etapa.	Vista tipo ficha, con enfoque documental y financiero.
Gestión de la conversión.	Gestión post-venta, operación y control.
Responsables comerciales (ventas).	Responsables operativos o de cuenta.
Puede cerrarse como ganado o perdido.	No se cierra, se ejecuta o se cancela administrativamente.

Consejo final

Utilizá el módulo de negocios para asegurar la continuidad del cliente una vez que la venta ha sido concretada. Es el lugar donde se documenta la entrega real de valor y se mide el éxito del proceso comercial completo.

¿Sabías que podés vincular automáticamente negocios con tickets, tareas y facturas? Esto te permite tener trazabilidad completa del cliente desde el primer contacto hasta la resolución postventa.

El Explorador de Conocimiento te permite subir, etiquetar, clasificar y gestionar los documentos que alimentan al chatbot. Todo lo que cargues se indexa automáticamente y queda disponible para búsquedas semánticas y respuestas enriquecidas.

Carga rápida

PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, MP3, WAV, M4A.

Metadatos útiles

Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo, Observaciones.

Búsqueda y control

Filtrá, exportá a Excel y eliminá cuando sea necesario.

Extensiones: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .mp3, .wav, .m4a.
Tamaño recomendado: hasta 25 MB por archivo (configurable).
Calidad del contenido: evitá imágenes escaneadas sin OCR; preferí texto seleccionable.
Audio: MP3/WAV/M4A se transcriben automáticamente (latencia según duración).

Consejo: separá documentos muy extensos en capítulos/temas; mejora la precisión y el refresco de índices.

Título: Nombre claro y único. Ej: Política de Devoluciones v1.3 (2025).
Tag: Etiqueta(s) corta(s) para búsquedas. Ej: soporte, pagos, reserva. Usá 1–3 por archivo.
Carpeta: Categoría organizativa. Ej: reservas, soporte, pagos, comercial.
Lenguaje: Idioma principal del contenido. Seleccioná es-ES, es-UY, en-US, etc. Para audio, el idioma de la transcripción.
Tipo: Clasificación funcional. Sugeridos: procedimiento, política, plantilla, faq, reporte, contrato.
Observaciones: Notas para el operador/QA: alcance, vigencia, versión, links internos. Ej: Válido LATAM. Reemplaza v1.2. Fuente: Legal/2025-03.

Estándar recomendado de nombre de archivo: {Carpeta}/{Tipo}/{Idioma}/{Tema}-v{MAJOR.MINOR}.ext
Ejemplo: soporte/faq/es-UY/politica-devoluciones-v1.3.pdf

Hacé clic en Cargar archivo y seleccioná el documento/audio.
Completá Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo y Observaciones.
Guardá los cambios. El sistema valida tipo y tamaño.
El archivo se procesa e indexa: extracción de texto, OCR (si aplica) y transcripción de audio.
Queda disponible para búsqueda semántica y respuestas del chatbot.

Tip: tras reemplazar versiones (v1.2 → v1.3), eliminá la anterior o marcala como obsoleta para evitar respuestas desactualizadas.

Texto limpio: usá títulos (H1–H3), listas y tablas claras; evita imágenes con texto incrustado.
Versionado semántico: MAJOR.MINOR.PATCH en Título y Observaciones. Ej: v2.1.0.
Un tema por archivo: mejora el ranking y reduce ambigüedad.
Metadatos consistentes: Carpeta/Tag/Lenguaje coherentes con el contenido real.
Datos sensibles: anonimizá PII (teléfono, cédula, email) si no es imprescindible.

Evitá subir hojas de cálculo con múltiples pestañas dispares; usá una pestaña por tema o divide en varios archivos.

✅ El archivo está en un formato admitido y sin contraseñas.
✅ Título claro con versión (si aplica).
✅ Tag (1–3), Carpeta correcta.
✅ Lenguaje coincide con el contenido/audio.
✅ Tipo refleja la función (política, FAQ, plantilla...).
✅ Observaciones con vigencia/fuente.

“Formato no admitido”: convertí a PDF o DOCX/XLXS/PPTX/TXT.
“Archivo protegido”: remové contraseña/edición restringida y reintentá.
“Tamaño excedido”: comprimí o dividí en varios archivos temáticos.
Transcripción con errores: revisá Lenguaje correcto y calidad del audio.
Documento no aparece en búsqueda: esperá la finalización del indexado o verificá metadatos.

Si el problema persiste, reportá con: nombre del archivo, hora de subida y captura del mensaje.

¿Cuánto demora en estar disponible?
Generalmente segundos a pocos minutos según tamaño/transcripción.

¿Puedo reemplazar un archivo?
Sí: subí la nueva versión y eliminá o marcá como obsoleta la anterior.

¿Qué pasa con datos sensibles?
Subí sólo lo necesario, preferentemente anonimizado. Respetar políticas internas de privacidad.

¿Se puede exportar la lista?
Sí: usá el botón Exportar (XLSX) en la barra de acciones.

¿Qué estoy viendo?

Tiempo actual: métrica derivada del último día disponible.
Promedio (avg) y P95: segundos promedio y percentil 95 del SLA.
Registros SLA: cantidad de mediciones consideradas.
Serie diaria: agregación por día dentro del rango consultado.

Endpoint consultado

POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metrics

Body (JSON):

{
  "token": "<token>",
  "date_from": "YYYY-MM-DD",
  "date_to": "YYYY-MM-DD"
}

Período y resumen

Rango consultado

-- ? --

Totales

AVG -- P95 -- Registros --

Detalle por día

Fecha	SLA promedio	Registros

Movimientos

Si el servicio retorna eventos/mensajes individuales, se listarán aquí.

Fecha/hora	Canal	Operador	SLA (mm:ss)	Referencia

¿Qué muestra esta tarjeta?

Demos agendadas: resumen de presentaciones o demostraciones programadas con clientes o prospectos.
Fechas y horarios: muestra el período de cada demo dentro del rango consultado.
Ejecutivo asignado: indica el responsable de la presentación.
Estado: identifica si la demo está pendiente, confirmada o finalizada.

Origen de los datos

POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metrics

Body (JSON):

{
  "token": "<token>",
  "date_from": "YYYY-MM-DD",
  "date_to": "YYYY-MM-DD"
}

Período y resumen general

Rango consultado

-- → --

Totales

Promedio -- P95 -- Registros --

Detalle por día

Fecha	Duración promedio	Cantidad

Historial de movimientos

Si el servicio retorna registros individuales, se mostrarán a continuación.

Fecha/hora	Ejecutivo	Cliente	Duración (mm:ss)	Observaciones

¿Qué muestra esta tarjeta?

Total de servicios gestionados por cada usuario (ejecutivo) en el período indicado en la esquina superior derecha.
Incluye la fila “Sin asignar” cuando el servicio no tiene ejecutivo asociado.

Fuente de datos (API)

POST · /kpi/getWhatsSLA/getServiciosPorEjecutivo

{
  "token": "<tu_token>"
}

Respuesta (ejemplo):

{
  "code": 200,
  "meta": { "range": ["2025-11-02","2025-11-09"], "tz": "America/Montevideo" },
  "data": [
    { "IdUser": 10, "Usuario": "gerencia@agoerp.com", "Servicios": 227 },
    { "IdUser": 15, "Usuario": "dsantos@agoerp.com", "Servicios": 51  },
    { "IdUser": 20, "Usuario": "amachin@agoerp.com",  "Servicios": 18  },
    { "IdUser": 0,  "Usuario": "Sin asignar",         "Servicios": 4   }
  ]
}

meta.range define el período visible en la tarjeta.
data contiene las filas a renderizar en tabla y barra.

Recomendaciones

Si ves muchos registros en “Sin asignar”, revisá reglas de asignación y mapeo de usuarios.
El token debe ser válido; si expira, renovalo antes de llamar al endpoint.

¿Qué muestra este gráfico?

Mensajes entrantes por hora local de WhatsApp.
Compara Hoy con Ayer, Semana -1 y Año -1.
Respeta la zona horaria enviada (tz), p. ej. America/Montevideo.

Fuente de datos

Endpoint (POST):

https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/getRecepcionCompare

Parámetros esperados

token (string): credencial válida (patrón estándar: getToken()).
date (YYYY-MM-DD): día base para comparar.
tz (string): zona horaria IANA.
compare_to (array): comparativas, ej. ["yesterday","week","year"].

Ejemplo de request

{
  "token": "?TU_TOKEN?",
  "date": "2025-11-08",
  "tz": "America/Montevideo",
  "compare_to": ["yesterday", "week", "year"]
}

Sugerencia: obtener el token con tu patrón estándar (getToken()) y validar antes de invocar.

Cómo interpretar la respuesta

{
  "meta": { "date": "YYYY-MM-DD", "tz": "America/?TZ?" },
  "labels": ["00","01",...,"23"],
  "series": {
    "today": [...], "yesterday": [...], "week": [...], "year": [...]
  }
}

labels: horas del día (00–23).
series.*: cantidades por hora alineadas a labels.
El tablero suma cada serie para los totales de Hoy / Ayer / Semana -1 / Año -1.

Notas y buenas prácticas

Si no hay datos en una hora, el valor es 0.
Verificá tz para evitar desfasajes de horario de verano.
Mantené el request idempotente y logueá code/message para troubleshooting.

La pantalla de Contactos centraliza las personas con las que se relaciona tu empresa: clientes finales, decisores, referentes de pago, contactos operativos, etc.

1. ¿Qué es un contacto en VitaCRM?

Cada fila de la grilla representa una persona de contacto asociada a una cuenta o empresa.
Los datos principales son: Nombre, Compañía, Email, Móvil, Cédula/RUT y Dirección.
Estos datos se reutilizan en embudos, tickets, eventos, campañas y WhatsApp.

2. Relación con Cuentas

Desde el módulo de Cuentas podés ver y gestionar los contactos de cada cliente.
Un mismo contacto puede estar vinculado a una cuenta principal y utilizarse en diferentes gestiones comerciales.
Recomendación: mantené alineados los datos entre Cuentas y Contactos para evitar duplicados.

3. Acciones disponibles en la grilla

Icono de editar: actualiza datos del contacto (email, móvil, compañía, etc.).
Icono de actividad / historial: consulta el uso del contacto en tickets, eventos o gestiones comerciales (si tu rol lo permite).
Botón “Agregar contacto”: crea un nuevo registro para usarlo luego en todo el CRM.
Botón “Exportar”: descarga los contactos listados aplicando los filtros activos.

4. Filtros y búsqueda

Utilizá el panel de “Filtros de Contactos” para acotar por nombre, compañía, email, móvil, nivel u otros criterios.
La caja “Buscar registro” permite localizar rápidamente un contacto por texto libre.
Los filtros aplicados impactan tanto en la vista como en la exportación.

5. Buenas prácticas

Definí siempre al menos: Nombre, Móvil y Email para poder contactar a la persona desde cualquier módulo.
Actualizá los datos cuando cambie la compañía, el cargo o el número de contacto.
Usá la misma estructura de nombres y correos para mantener la base ordenada (evitar duplicados y correos mal escritos).

Resumen rápido

Editar: abre el asistente en 5 pasos para actualizar datos de la cuenta.
Fusionar: une dos cuentas que representan al mismo cliente en una sola ficha 360°.
Ver logs: muestra el historial de cambios sobre la cuenta.
Eliminar cuenta: acción de alta sensibilidad para inactivar o eliminar la cuenta.

360°: resumen general de la cuenta y módulos activos.
Contactos / Oportunidades / Tickets: pestañas específicas por tipo de relación.
Línea de tiempo: eventos en orden cronológico (negocios, tickets, cambios de estado).

Concepto de ficha 360°

La ficha 360° concentra toda la información relevante de una cuenta en un único lugar: datos generales, contactos, oportunidades comerciales, tickets, facturación e historial de actividad.

La idea es que cualquier usuario (comercial, soporte o administración) pueda entender el estado actual de la relación con el cliente en pocos segundos, sin tener que abrir múltiples pantallas.

Encabezado de la cuenta y KPIs

En la parte superior de la ficha se muestran los datos clave:

Nombre de la cuenta y ID interno.
Segmento e industria (si se utilizan en la instancia).
Representante asignado y propietario de la cuenta.
Datos de contacto principales: Correo, Teléfono, Móvil.
Moneda y última actividad registrada.
KPI básicos: órdenes, gastos, puntos y deuda.

Estos indicadores permiten identificar rápidamente la relevancia de la cuenta, su situación financiera y el nivel de interacción reciente.

Acciones principales sobre la cuenta

Editar Actualización de datos mediante el asistente

El botón Editar abre el asistente en varios pasos para modificar los datos de la cuenta. En la configuración actual, se organiza en:

Datos generales: nombre de la cuenta, compañía, correo, teléfonos, cuenta de balance, documento y RUC.
Direcciones: datos de contacto, envío y cobro.
Ubicación y público: segmentación geográfica y clasificación comercial.
Facturación y afiliación: datos fiscales, condiciones comerciales y contratos.
Otros datos: información adicional, notas internas y gestión de baja.

Se recomienda revisar al menos los Datos generales y la Ubicación y público antes de empezar a trabajar con oportunidades, tickets o facturación para esa cuenta.

Fusionar Unificación de cuentas duplicadas

La opción Fusionar se utiliza cuando detectamos que existen dos o más cuentas que representan al mismo cliente (por ejemplo, duplicados por variaciones en el nombre, errores de carga, etc.).

Criterios habituales para decidir una fusión:

Mismo RUT o documento fiscal.
Nombre de cuenta muy similar o igual.
Mismos correos de contacto principales.
Mismo teléfono / móvil de referencia.

Importante: antes de fusionar, validar con el equipo comercial o de administración qué cuenta debe quedar como principal (la que conserva el historial) y cuál será absorbida.

Luego de la fusión, las oportunidades, tickets y registros asociados deben quedar vinculados a la cuenta principal, evitando perder contexto histórico del cliente.

Ver logs Historial de cambios y auditoría

La opción Ver logs muestra el historial de operaciones realizadas sobre la cuenta: altas, modificaciones, fusiones, cambios de estado, responsables, etc., indicando quién hizo el cambio y cuándo.

Esta vista es clave para auditorías, resolución de incidentes y seguimiento de decisiones internas sobre la cuenta.

Eliminar cuenta Uso exclusivo para administrar bajas

El botón Eliminar cuenta es una acción sensible y normalmente está restringida a perfiles con permisos avanzados.

Dependiendo de la configuración del sistema, esta acción puede:

Marcar la cuenta como inactiva o de baja, manteniendo el historial.
O bien solicitar un flujo de revisión previo a una eliminación definitiva.

Antes de eliminar una cuenta, verificar si:

Tiene deuda pendiente o procesos abiertos de facturación.
Existen tickets activos o en curso.
Hay oportunidades o negocios en etapas críticas.

Pestañas principales de la ficha

360°

Vista principal con un resumen de módulos clave: ventas, tickets, facturación y otros indicadores. Aquí se muestran resúmenes como “3 negocios activos”, “2 tickets abiertos” o “Saldo a favor”.

Contactos

Personas asociadas a la cuenta (contactos comerciales, facturación, soporte, etc.). Desde aquí se gestionan correos, móviles y roles dentro de la organización del cliente.

Oportunidades

Listado de negocios o propuestas vinculadas a la cuenta, con su etapa en el embudo, montos e hitos relevantes.

Tickets

Incidentes, consultas y solicitudes de soporte asociadas a la cuenta. Permite ver rápidamente si hay temas abiertos antes de contactar al cliente.

Línea de tiempo

La Línea de tiempo muestra los eventos de la cuenta en orden cronológico: cambios de estado de tickets, avances de negocios, notas internas y otros hitos relevantes.

Los filtros rápidos (7d / 30d / 90d) permiten acotar la vista a los últimos días para enfocarse en la actividad reciente.

Antes de contactar al cliente, es recomendable revisar la línea de tiempo para tener contexto actualizado sobre las interacciones más recientes.

Flujo sugerido de trabajo con la ficha 360°

Abrir la ficha 360° desde una búsqueda o listado de cuentas.
Revisar el encabezado (deuda, órdenes, gastos, puntos, último contacto).
Consultar la línea de tiempo para ver la actividad reciente.
Si es necesario, ajustar datos mediante Editar (correo, teléfonos, RUT, estado, etc.).
Validar si existen duplicados y, de ser necesario, usar Fusionar.
Usar Ver logs cuando haya dudas sobre quién modificó la cuenta o por qué cambió un dato.
Solo recurrir a Eliminar cuenta cuando se trate de un caso validado y autorizado.

Seguir este flujo ayuda a mantener la base de datos de cuentas limpia, coherente y auditada, mejorando la calidad de la información en todo el CRM.

Gestión de Cuentas

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Gestión de Cuentas

Filtros avanzados de cuentas

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