Vita-CRM

Los motivos de baja representan las razones por las que un cliente deja de operar.

Identifican causas frecuentes de pérdida de clientes.
Permiten tomar acciones preventivas o correctivas.
Sirven para análisis de retención y reactivación.

Ejemplos comunes:

Cliente inactivo por más de 12 meses.
Cierre definitivo de la empresa.
Disconformidad con el servicio.
Se pasó a la competencia.

Este listado puede personalizarse según tu realidad operativa.

1. ¿Qué es una plantilla de email?

Es un mensaje predefinido que se guarda en Vita / AGoNotificaciones y se reutiliza para campañas, alertas de facturación, recordatorios de agenda, seguridad, etc.

Cada plantilla se identifica por un código interno (template_code) y puede usarse en múltiples tareas programadas (task_code).

2. Campos clave en esta pantalla

Nombre de la plantilla: nombre funcional para identificarla en la lista. No se envía al cliente.
Código interno (template_code): identificador técnico, por ejemplo billing_invoice_v1 o crm_followup_v1.
Asunto: texto que verá el destinatario en la bandeja de entrada. Puede incluir placeholders como {{numero_factura}}.
Contenido HTML: cuerpo del email, con diseño, textos y botones.

3. Placeholders y catálogo de datos

Los placeholders son campos dinámicos que se reemplazan automáticamente con los datos del sistema al momento del envío.

Ejemplos frecuentes:

{{Nombre}} – Nombre de la persona/contacto.
{{numero_factura}} – Número de factura.
{{fecha_vencimiento}} – Fecha de vencimiento.
{{cta_url}} – Enlace principal (pagar, ver detalle, confirmar turno).
{{empresa}} – Nombre de la empresa emisora.
{{anio}} – Año actual para usar en el footer.

Importante: los placeholders soportados dependen del template_code elegido. Se definen en el “Catálogo de Templates” del sistema.

4. Ejemplo de plantilla de recordatorio de pago

Ejemplo simplificado:

Asunto:
Recordatorio de pago – Factura {{numero_factura}}

Cuerpo:
Hola {{Nombre}},

Te recordamos que la factura {{numero_factura}} vence el {{fecha_vencimiento}} por un importe de {{monto_total}}.

Podés realizar el pago desde el siguiente enlace:
{{cta_url}}

Saludos,
El equipo de {{empresa}} – {{anio}}

5. Buenas prácticas recomendadas

Usar un template_code que identifique claramente el propósito.
No mezclar lógicas muy distintas en la misma plantilla (ej: facturación y soporte).
Evitar párrafos muy largos; priorizar bloques cortos y escaneables.
Probar siempre el envío con una cuenta de test antes de activarla en producción.

Objetivo operativo

Esta pantalla sirve para responder rápidamente qué propuestas requieren atención, dónde se concentra el trabajo y cuál es el próximo paso comercial.

1. Revisá el pulso

Controlá propuestas para hoy, próximas, vencidas, activas y total visible.

2. Acotá la operación

Filtrá por etapa, período, cliente o cuenta y pipeline.

3. Elegí la vista

Usá el listado para detalle o Kanban para mover propuestas entre pipelines.

4. Ejecutá

Editá, seguí, revisá evidencias o convertí la propuesta en negocio.

Cómo interpretar el dashboard

Para hoy y próximas: usan la fecha operativa de la propuesta.
Vencidas activas: siguen abiertas y su fecha de vencimiento ya pasó; son la prioridad principal.
Vencidas inactivas: conviene decidir si deben reactivarse, cerrarse o conservarse como antecedente.
Activas y total visible: respetan los filtros y el pipeline seleccionado.

Filtros y búsqueda de clientes

La búsqueda permite localizar clientes, potenciales, contactos, partners o proveedores por nombre, documento, teléfono o correo. Seleccioná una fila y presioná Usar selección; también podés hacer doble clic. El resumen debajo de los filtros muestra siempre qué criterios están activos.

Vistas y acciones disponibles

Listado: ofrece lectura detallada, búsqueda y acceso a adjuntos, logs, historial y acciones.
Kanban: muestra cliente, responsable, estado y vencimiento. Arrastrar una tarjeta actualiza el pipeline de la propuesta.
Editar: modifica los datos de la propuesta sin salir del módulo.
Seguimiento: registra la próxima acción cuando la propuesta tiene seguimiento habilitado.
Generar negocio: crea un negocio a partir de la propuesta. Usalo cuando la oportunidad ya deba pasar a la operación comercial de Negocios.
Eliminar: es irreversible y solicita confirmación antes de ejecutarse.

Embudo por etapas y distribución por pipeline

El embudo por etapas ayuda a detectar concentración y pérdida de oportunidades durante el avance comercial. La distribución por pipeline compara la carga entre procesos; no representa por sí sola una tasa de conversión.

¿Qué es la Gestión de Ventas por Embudo?

Es una herramienta visual que permite organizar, monitorear y gestionar oportunidades comerciales a lo largo de un flujo secuencial. Cada oportunidad pasa por etapas que reflejan su progreso desde el primer contacto hasta el cierre o postventa.

Características clave

Visualización tipo Kanban por columnas (por etapa).
Cada tarjeta representa una propuesta comercial u oportunidad de venta.
Posibilidad de mover las tarjetas entre etapas de forma manual o automática.
Visualización de estado actual, fecha de creación, prioridad, responsable, y otras variables clave.

Etapas típicas del embudo

Visitantes: Usuarios o contactos sin interacción directa.
Sospechosos: Contactos que mostraron interés, por ejemplo, completando un formulario o haciendo clic en una campaña.
Prospectos (MQL): Contactos calificados por marketing que cumplen criterios objetivos.
Clientes Potenciales (SQL): Calificados por ventas, listos para una reunión, prueba o presupuesto.
Negociación / Cierre: El cliente está evaluando activamente la propuesta.
Fidelización / Postventa: Seguimiento luego del cierre, oportunidades de venta cruzada o retención.

Casos de uso típicos

Seguimiento visual de propuestas comerciales en diferentes etapas.
Gestión del equipo comercial con control de oportunidades asignadas.
Campañas de generación de demanda o conversión.
Automatización de acciones por etapa (recordatorios, alertas, envíos).

📌 Diferencia entre "Gestión por Embudo" y "Negocios"

Gestión por Embudo organiza propuestas y su avance por procesos comerciales. Negocios administra oportunidades que ya necesitan importe, moneda, forecast, vencimientos y seguimiento operativo.

Gestión por Embudo	Negocios
Visualiza el flujo de ventas por etapas (pipeline).	Administra oportunidades comerciales con alcance económico y operativo.
Cada elemento es una oportunidad aún no concretada.	Cada registro es un negocio abierto, ganado, perdido o en seguimiento.
Enfocado en proceso y conversión.	Enfocado en gestión operativa y contractual.
Vista tipo Kanban, permite cambiar de etapa.	Vista tipo ficha o tabla, con enfoque en detalles económicos y documentación.
Aplica para equipos de ventas o marketing.	Aplica para administrativos, gerentes o postventa.

Consejo final

Usá la Gestión por Embudo para cerrar más oportunidades, y el módulo de Negocios para garantizar que esas oportunidades se ejecuten correctamente y sean rentables.

Usá esta pantalla para ejecutar.

Registrá el acuerdo, asigná responsables y dejá siempre documentado el próximo paso. Para analizar prioridades y resultados, ingresá al Dashboard de Negocios.

¿Qué es la Gestión de Negocios?

El módulo de Negocios permite registrar, controlar y dar seguimiento a cada acuerdo comercial formalizado con un cliente. A diferencia de las propuestas en embudo, aquí trabajamos con oportunidades que han sido aceptadas y requieren ejecución operativa o administrativa.

¿Cuándo se crea un negocio?

Un negocio se genera cuando una propuesta ha sido aceptada por el cliente. Puede nacer desde:

Una oportunidad cerrada desde el Embudo de ventas.
Un contrato firmado o presupuesto aprobado.
Una nueva venta directa documentada.

Contenido típico de un Negocio

Cliente y responsable asignado.
Nombre del negocio, categoría y etapa actual.
Monto, moneda, condiciones comerciales.
Fecha de inicio, vencimiento y cierre.
Documentación adjunta (PDF, contratos, formularios).
Integración con tareas, tickets y propuestas anteriores.

Objetivos del módulo

Hacer seguimiento de negocios activos con datos operativos.
Gestionar el ciclo de vida post-cierre: entregas, pagos, soporte, renovación.
Medir ingresos reales proyectados vs. concretados.
Vincular con facturación, cobranzas o etapas internas de cumplimiento.

🔁 Relación con la Gestión por Embudo

Mientras que el embudo refleja oportunidades en curso, el módulo de negocios representa acuerdos que han sido cerrados y convertidos en compromisos reales.

Gestión por Embudo	Negocios
Propuestas en análisis o negociación.	Oportunidades ya concretadas y aceptadas.
Vista tipo pipeline con cambio de etapa.	Vista tipo ficha, con enfoque documental y financiero.
Gestión de la conversión.	Gestión post-venta, operación y control.
Responsables comerciales (ventas).	Responsables operativos o de cuenta.
Puede cerrarse como ganado o perdido.	No se cierra, se ejecuta o se cancela administrativamente.

Consejo final

Utilizá el módulo de negocios para asegurar la continuidad del cliente una vez que la venta ha sido concretada. Es el lugar donde se documenta la entrega real de valor y se mide el éxito del proceso comercial completo.

¿Sabías que podés vincular automáticamente negocios con tickets, tareas y facturas? Esto te permite tener trazabilidad completa del cliente desde el primer contacto hasta la resolución postventa.

Asistente operativo

Configurar seguimiento inteligente

Definí cuándo debe ejecutarse el próximo paso, quién será responsable y qué comunicaciones debe preparar el CRM.

¿Qué ocurre al activarlo?
Se registra el seguimiento asociado al evento y se crea una tarea SPM para su próxima ejecución. El evento ya quedó guardado antes de llegar a este paso.

📌 Título del seguimiento Se genera automáticamente según el tipo y nombre de entidad.

📝 Descripción

📅 Fecha de inicio

⏳ Fecha de finalización

⏱ Frecuencia Define la unidad de repetición.

📦 Cada cuántos períodos Ej: Si elegís "Semanal" y ponés 2, se repetirá cada 2 semanas.

🧑‍🤝‍🧑 Responsable/s Podés asignar múltiples personas.

Plan de comunicación

Requerido

Seleccioná el canal y completá la plantilla que ejecutará el próximo paso. Podés ordenar varios contactos y definir cuántos días esperar entre ellos.

Antes de activar: cada plantilla necesita un mensaje. El canal define si se prepara para WhatsApp, email, SMS o notificación push.

El Explorador de Conocimiento te permite subir, etiquetar, clasificar y gestionar los documentos que alimentan al chatbot. Todo lo que cargues se indexa automáticamente y queda disponible para búsquedas semánticas y respuestas enriquecidas.

Carga rápida

PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, MP3, WAV, M4A.

Metadatos útiles

Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo, Observaciones.

Búsqueda y control

Filtrá, exportá a Excel y eliminá cuando sea necesario.

Extensiones: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .mp3, .wav, .m4a.
Tamaño recomendado: hasta 25 MB por archivo (configurable).
Calidad del contenido: evitá imágenes escaneadas sin OCR; preferí texto seleccionable.
Audio: MP3/WAV/M4A se transcriben automáticamente (latencia según duración).

Consejo: separá documentos muy extensos en capítulos/temas; mejora la precisión y el refresco de índices.

Título: Nombre claro y único. Ej: Política de Devoluciones v1.3 (2025).
Tag: Etiqueta(s) corta(s) para búsquedas. Ej: soporte, pagos, reserva. Usá 1–3 por archivo.
Carpeta: Categoría organizativa. Ej: reservas, soporte, pagos, comercial.
Lenguaje: Idioma principal del contenido. Seleccioná es-ES, es-UY, en-US, etc. Para audio, el idioma de la transcripción.
Tipo: Clasificación funcional. Sugeridos: procedimiento, política, plantilla, faq, reporte, contrato.
Observaciones: Notas para el operador/QA: alcance, vigencia, versión, links internos. Ej: Válido LATAM. Reemplaza v1.2. Fuente: Legal/2025-03.

Estándar recomendado de nombre de archivo: {Carpeta}/{Tipo}/{Idioma}/{Tema}-v{MAJOR.MINOR}.ext
Ejemplo: soporte/faq/es-UY/politica-devoluciones-v1.3.pdf

Hacé clic en Cargar archivo y seleccioná el documento/audio.
Completá Título, Tag, Carpeta, Lenguaje, Tipo y Observaciones.
Guardá los cambios. El sistema valida tipo y tamaño.
El archivo se procesa e indexa: extracción de texto, OCR (si aplica) y transcripción de audio.
Queda disponible para búsqueda semántica y respuestas del chatbot.

Tip: tras reemplazar versiones (v1.2 → v1.3), eliminá la anterior o marcala como obsoleta para evitar respuestas desactualizadas.

Texto limpio: usá títulos (H1–H3), listas y tablas claras; evita imágenes con texto incrustado.
Versionado semántico: MAJOR.MINOR.PATCH en Título y Observaciones. Ej: v2.1.0.
Un tema por archivo: mejora el ranking y reduce ambigüedad.
Metadatos consistentes: Carpeta/Tag/Lenguaje coherentes con el contenido real.
Datos sensibles: anonimizá PII (teléfono, cédula, email) si no es imprescindible.

Evitá subir hojas de cálculo con múltiples pestañas dispares; usá una pestaña por tema o divide en varios archivos.

✅ El archivo está en un formato admitido y sin contraseñas.
✅ Título claro con versión (si aplica).
✅ Tag (1–3), Carpeta correcta.
✅ Lenguaje coincide con el contenido/audio.
✅ Tipo refleja la función (política, FAQ, plantilla...).
✅ Observaciones con vigencia/fuente.

“Formato no admitido”: convertí a PDF o DOCX/XLXS/PPTX/TXT.
“Archivo protegido”: remové contraseña/edición restringida y reintentá.
“Tamaño excedido”: comprimí o dividí en varios archivos temáticos.
Transcripción con errores: revisá Lenguaje correcto y calidad del audio.
Documento no aparece en búsqueda: esperá la finalización del indexado o verificá metadatos.

Si el problema persiste, reportá con: nombre del archivo, hora de subida y captura del mensaje.

¿Cuánto demora en estar disponible?
Generalmente segundos a pocos minutos según tamaño/transcripción.

¿Puedo reemplazar un archivo?
Sí: subí la nueva versión y eliminá o marcá como obsoleta la anterior.

¿Qué pasa con datos sensibles?
Subí sólo lo necesario, preferentemente anonimizado. Respetar políticas internas de privacidad.

¿Se puede exportar la lista?
Sí: usá el botón Exportar (XLSX) en la barra de acciones.

¿Qué estoy viendo?

Tiempo actual: métrica derivada del último día disponible.
Promedio (avg) y P95: segundos promedio y percentil 95 del SLA.
Registros SLA: cantidad de mediciones consideradas.
Serie diaria: agregación por día dentro del rango consultado.

Endpoint consultado

POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metrics

Body (JSON):

{
  "token": "<token>",
  "date_from": "YYYY-MM-DD",
  "date_to": "YYYY-MM-DD"
}

Período y resumen

Rango consultado

-- ? --

Totales

AVG -- P95 -- Registros --

Detalle por día

Fecha	SLA promedio	Registros

Movimientos

Si el servicio retorna eventos/mensajes individuales, se listarán aquí.

Fecha/hora	Canal	Operador	SLA (mm:ss)	Referencia

¿Qué muestra esta tarjeta?

Demos agendadas: resumen de presentaciones o demostraciones programadas con clientes o prospectos.
Fechas y horarios: muestra el período de cada demo dentro del rango consultado.
Ejecutivo asignado: indica el responsable de la presentación.
Estado: identifica si la demo está pendiente, confirmada o finalizada.

Origen de los datos

POST https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/whats-sla-metrics

Body (JSON):

{
  "token": "<token>",
  "date_from": "YYYY-MM-DD",
  "date_to": "YYYY-MM-DD"
}

Período y resumen general

Rango consultado

-- → --

Totales

Promedio -- P95 -- Registros --

Detalle por día

Fecha	Duración promedio	Cantidad

Historial de movimientos

Si el servicio retorna registros individuales, se mostrarán a continuación.

Fecha/hora	Ejecutivo	Cliente	Duración (mm:ss)	Observaciones

¿Qué muestra esta tarjeta?

Total de servicios gestionados por cada usuario (ejecutivo) en el período indicado en la esquina superior derecha.
Incluye la fila “Sin asignar” cuando el servicio no tiene ejecutivo asociado.

Fuente de datos (API)

POST · /kpi/getWhatsSLA/getServiciosPorEjecutivo

{
  "token": "<tu_token>"
}

Respuesta (ejemplo):

{
  "code": 200,
  "meta": { "range": ["2025-11-02","2025-11-09"], "tz": "America/Montevideo" },
  "data": [
    { "IdUser": 10, "Usuario": "gerencia@agoerp.com", "Servicios": 227 },
    { "IdUser": 15, "Usuario": "dsantos@agoerp.com", "Servicios": 51  },
    { "IdUser": 20, "Usuario": "amachin@agoerp.com",  "Servicios": 18  },
    { "IdUser": 0,  "Usuario": "Sin asignar",         "Servicios": 4   }
  ]
}

meta.range define el período visible en la tarjeta.
data contiene las filas a renderizar en tabla y barra.

Recomendaciones

Si ves muchos registros en “Sin asignar”, revisá reglas de asignación y mapeo de usuarios.
El token debe ser válido; si expira, renovalo antes de llamar al endpoint.

¿Qué muestra este gráfico?

Mensajes entrantes por hora local de WhatsApp.
Compara Hoy con Ayer, Semana -1 y Año -1.
Respeta la zona horaria enviada (tz), p. ej. America/Montevideo.

Fuente de datos

Endpoint (POST):

https://api.bestroute.io/kpi/getWhatsSLA/getRecepcionCompare

Parámetros esperados

token (string): credencial válida (patrón estándar: getToken()).
date (YYYY-MM-DD): día base para comparar.
tz (string): zona horaria IANA.
compare_to (array): comparativas, ej. ["yesterday","week","year"].

Ejemplo de request

{
  "token": "?TU_TOKEN?",
  "date": "2025-11-08",
  "tz": "America/Montevideo",
  "compare_to": ["yesterday", "week", "year"]
}

Sugerencia: obtener el token con tu patrón estándar (getToken()) y validar antes de invocar.

Cómo interpretar la respuesta

{
  "meta": { "date": "YYYY-MM-DD", "tz": "America/?TZ?" },
  "labels": ["00","01",...,"23"],
  "series": {
    "today": [...], "yesterday": [...], "week": [...], "year": [...]
  }
}

labels: horas del día (00–23).
series.*: cantidades por hora alineadas a labels.
El tablero suma cada serie para los totales de Hoy / Ayer / Semana -1 / Año -1.

Notas y buenas prácticas

Si no hay datos en una hora, el valor es 0.
Verificá tz para evitar desfasajes de horario de verano.
Mantené el request idempotente y logueá code/message para troubleshooting.

La pantalla de Contactos centraliza las personas con las que se relaciona tu empresa: clientes finales, decisores, referentes de pago, contactos operativos, etc.

1. ¿Qué es un contacto en VitaCRM?

Cada fila de la grilla representa una persona de contacto asociada a una cuenta o empresa.
Los datos principales son: Nombre, Compañía, Email, Móvil, Cédula/RUT y Dirección.
Estos datos se reutilizan en embudos, tickets, eventos, campañas y WhatsApp.

2. Relación con Cuentas

Desde el módulo de Cuentas podés ver y gestionar los contactos de cada cliente.
Un mismo contacto puede estar vinculado a una cuenta principal y utilizarse en diferentes gestiones comerciales.
Recomendación: mantené alineados los datos entre Cuentas y Contactos para evitar duplicados.

3. Acciones disponibles en la grilla

Icono de editar: actualiza datos del contacto (email, móvil, compañía, etc.).
Icono de actividad / historial: consulta el uso del contacto en tickets, eventos o gestiones comerciales (si tu rol lo permite).
Botón “Agregar contacto”: crea un nuevo registro para usarlo luego en todo el CRM.
Botón “Exportar”: descarga los contactos listados aplicando los filtros activos.

4. Filtros y búsqueda

Utilizá el panel de “Filtros de Contactos” para acotar por nombre, compañía, email, móvil, nivel u otros criterios.
La caja “Buscar registro” permite localizar rápidamente un contacto por texto libre.
Los filtros aplicados impactan tanto en la vista como en la exportación.

5. Buenas prácticas

Definí siempre al menos: Nombre, Móvil y Email para poder contactar a la persona desde cualquier módulo.
Actualizá los datos cuando cambie la compañía, el cargo o el número de contacto.
Usá la misma estructura de nombres y correos para mantener la base ordenada (evitar duplicados y correos mal escritos).

Resumen rápido

Editar: abre el asistente en 5 pasos para actualizar datos de la cuenta.
Fusionar: une dos cuentas que representan al mismo cliente en una sola ficha 360°.
Ver logs: muestra el historial de cambios sobre la cuenta.
Eliminar cuenta: acción de alta sensibilidad para inactivar o eliminar la cuenta.

360°: resumen general de la cuenta y módulos activos.
Contactos / Oportunidades / Tickets: pestañas específicas por tipo de relación.
Línea de tiempo: eventos en orden cronológico (negocios, tickets, cambios de estado).

Concepto de ficha 360°

La ficha 360° concentra toda la información relevante de una cuenta en un único lugar: datos generales, contactos, oportunidades comerciales, tickets, facturación e historial de actividad.

La idea es que cualquier usuario (comercial, soporte o administración) pueda entender el estado actual de la relación con el cliente en pocos segundos, sin tener que abrir múltiples pantallas.

Encabezado de la cuenta y KPIs

En la parte superior de la ficha se muestran los datos clave:

Nombre de la cuenta y ID interno.
Segmento e industria (si se utilizan en la instancia).
Representante asignado y propietario de la cuenta.
Datos de contacto principales: Correo, Teléfono, Móvil.
Moneda y última actividad registrada.
KPI básicos: órdenes, gastos, puntos y deuda.

Estos indicadores permiten identificar rápidamente la relevancia de la cuenta, su situación financiera y el nivel de interacción reciente.

Acciones principales sobre la cuenta

Editar Actualización de datos mediante el asistente

El botón Editar abre el asistente en varios pasos para modificar los datos de la cuenta. En la configuración actual, se organiza en:

Datos generales: nombre de la cuenta, compañía, correo, teléfonos, cuenta de balance, documento y RUC.
Direcciones: datos de contacto, envío y cobro.
Ubicación y público: segmentación geográfica y clasificación comercial.
Facturación y afiliación: datos fiscales, condiciones comerciales y contratos.
Otros datos: información adicional, notas internas y gestión de baja.

Se recomienda revisar al menos los Datos generales y la Ubicación y público antes de empezar a trabajar con oportunidades, tickets o facturación para esa cuenta.

Fusionar Unificación de cuentas duplicadas

La opción Fusionar se utiliza cuando detectamos que existen dos o más cuentas que representan al mismo cliente (por ejemplo, duplicados por variaciones en el nombre, errores de carga, etc.).

Criterios habituales para decidir una fusión:

Mismo RUT o documento fiscal.
Nombre de cuenta muy similar o igual.
Mismos correos de contacto principales.
Mismo teléfono / móvil de referencia.

Importante: antes de fusionar, validar con el equipo comercial o de administración qué cuenta debe quedar como principal (la que conserva el historial) y cuál será absorbida.

Luego de la fusión, las oportunidades, tickets y registros asociados deben quedar vinculados a la cuenta principal, evitando perder contexto histórico del cliente.

Ver logs Historial de cambios y auditoría

La opción Ver logs muestra el historial de operaciones realizadas sobre la cuenta: altas, modificaciones, fusiones, cambios de estado, responsables, etc., indicando quién hizo el cambio y cuándo.

Esta vista es clave para auditorías, resolución de incidentes y seguimiento de decisiones internas sobre la cuenta.

Eliminar cuenta Uso exclusivo para administrar bajas

El botón Eliminar cuenta es una acción sensible y normalmente está restringida a perfiles con permisos avanzados.

Dependiendo de la configuración del sistema, esta acción puede:

Marcar la cuenta como inactiva o de baja, manteniendo el historial.
O bien solicitar un flujo de revisión previo a una eliminación definitiva.

Antes de eliminar una cuenta, verificar si:

Tiene deuda pendiente o procesos abiertos de facturación.
Existen tickets activos o en curso.
Hay oportunidades o negocios en etapas críticas.

Pestañas principales de la ficha

360°

Vista principal con un resumen de módulos clave: ventas, tickets, facturación y otros indicadores. Aquí se muestran resúmenes como “3 negocios activos”, “2 tickets abiertos” o “Saldo a favor”.

Contactos

Personas asociadas a la cuenta (contactos comerciales, facturación, soporte, etc.). Desde aquí se gestionan correos, móviles y roles dentro de la organización del cliente.

Oportunidades

Listado de negocios o propuestas vinculadas a la cuenta, con su etapa en el embudo, montos e hitos relevantes.

Tickets

Incidentes, consultas y solicitudes de soporte asociadas a la cuenta. Permite ver rápidamente si hay temas abiertos antes de contactar al cliente.

Línea de tiempo

La Línea de tiempo muestra los eventos de la cuenta en orden cronológico: cambios de estado de tickets, avances de negocios, notas internas y otros hitos relevantes.

Los filtros rápidos (7d / 30d / 90d) permiten acotar la vista a los últimos días para enfocarse en la actividad reciente.

Antes de contactar al cliente, es recomendable revisar la línea de tiempo para tener contexto actualizado sobre las interacciones más recientes.

Flujo sugerido de trabajo con la ficha 360°

Abrir la ficha 360° desde una búsqueda o listado de cuentas.
Revisar el encabezado (deuda, órdenes, gastos, puntos, último contacto).
Consultar la línea de tiempo para ver la actividad reciente.
Si es necesario, ajustar datos mediante Editar (correo, teléfonos, RUT, estado, etc.).
Validar si existen duplicados y, de ser necesario, usar Fusionar.
Usar Ver logs cuando haya dudas sobre quién modificó la cuenta o por qué cambió un dato.
Solo recurrir a Eliminar cuenta cuando se trate de un caso validado y autorizado.

Seguir este flujo ayuda a mantener la base de datos de cuentas limpia, coherente y auditada, mejorando la calidad de la información en todo el CRM.

Esta pantalla se usa para crear, editar, activar/desactivar o eliminar integraciones por empresa. Cada fila representa una combinación Empresa + App con sus credenciales y configuración.

1) Cómo usar el listado

Empresa: buscá por company_name o company_id.
App: filtra el tipo de integración (Task Engine, Meta, WhatsApp, Email, Meli, etc.).
Estado: muestra integraciones activas o inactivas.
Aplicar: ejecuta los filtros.
Limpiar: restablece filtros y muestra todo.

2) Campos al crear/editar

Campo	Qué significa	Recomendación
Company ID	Identificador numérico de la empresa.	Usar el ID correcto. Evitar duplicados para la misma App.
Company Name	Nombre visible de la empresa.	Referencia informativa (no reemplaza al Company ID).
¿Activo?	Habilita o deshabilita la integración.	Si está inactiva, la app no debería operar.
App / App Name	Tipo de integración y su nombre descriptivo.	Seleccionar la App correcta. App Name es informativo.
External Tenant ID	ID del tenant externo (cuando la app usa un identificador propio).	Completar solo si la integración lo requiere.
API Base URL	URL base del servicio asociado a la integración.	Debe ser una URL válida (preferentemente https).
API Key	Clave/API Key para autenticación (si aplica).	Opcional. Usar solo cuando el proveedor lo requiera.
Auth Token	Token de autenticación (si aplica).	Opcional. Mantenerlo protegido (no compartir).
Config (JSON)	Configuración avanzada en formato JSON para la app.	Debe ser JSON válido. La validación es en tiempo real.

3) Acciones del listado

Editar: modifica la integración (URLs/credenciales/config).
Eliminar: borra la integración (usar solo si no debe existir).
Activar/Desactivar: pausa o habilita sin perder datos.

4) Buenas prácticas y validaciones

Evitar duplicar registros para la misma combinación Empresa + App.
Si cambiás API Base URL o credenciales, luego probá el flujo asociado (por ejemplo conexión/estado).
Si el JSON es inválido, corregir antes de guardar.

Esta sección permite administrar los Grupos de productos. Los grupos son una capa de clasificación que se ubica dentro de una Familia y se utilizan para organizar los productos de forma clara y consistente.

📂 Estructura del catálogo

El catálogo de productos se organiza de la siguiente manera:

Ramo: categoría principal.
Familia: subcategoría dentro del ramo.
Grupo: clasificación específica dentro de la familia.
Producto: ítem final comercializable.

Ejemplo:
Alimentos → Congelados → Verduras → Arvejas

🔍 Consulta de grupos

Al ingresar al módulo, el sistema muestra el listado de grupos existentes. La información se carga en tiempo real, sin necesidad de recargar la pantalla.

Podés buscar grupos por nombre.
Podés filtrar por familia.
Vas a ver cuántos productos tiene cada grupo.

➕ Alta de grupo

Utilizá esta opción cuando necesites crear un nuevo grupo.

Hacé clic en “Agregar grupo”.
Ingresá el nombre del grupo.
Seleccioná la familia correspondiente.
Confirmá la operación.

Una vez creado, el grupo queda disponible inmediatamente para ser usado en la carga o edición de productos.

✏️ Modificación de grupo

Podés modificar un grupo existente para corregir su nombre o cambiar la familia a la que pertenece.

Seleccioná el grupo desde el listado.
Elegí la opción Editar.
Realizá los cambios necesarios.
Guardá los cambios.

🗑️ Eliminación de grupo

La opción de eliminar se utiliza cuando un grupo ya no debe estar disponible.

El sistema puede impedir la eliminación si el grupo tiene productos asociados.
Se recomienda verificar la cantidad de productos antes de eliminar.

Eliminar un grupo puede afectar la organización del catálogo. Realizá esta acción solo si estás seguro.

✅ Buenas prácticas

Usar nombres claros y representativos.
Evitar duplicar grupos con el mismo significado.
Revisar la familia antes de crear un nuevo grupo.
Mantener el catálogo ordenado mejora búsquedas y reportes.

🛠️ Soporte

Si tenés dudas sobre cómo organizar los grupos o necesitás asistencia, contactá al área de soporte o a tu administrador del sistema.

¿Qué es este módulo?

La gestión de productos es el corazón operativo de VitaCRM. Todo lo que se vende, publica, stockea, factura o reporta parte de la definición correcta de un producto.

Un producto mal definido genera errores en ventas, inventario, precios, reportes e integraciones.
Un producto bien definido se reutiliza en todo el sistema.

Modelo de producto

Cada producto se construye por bloques independientes. Esto permite que el sistema escale sin duplicar datos.

General: identidad única del producto
Atributos: variantes, talles, colores, tags
Inventario: stock, reposición, ubicación
Comercial: precios, costos, impuestos
Logística: dimensiones, envíos, restricciones
Imágenes: publicación visual multicanal
Avanzado: SEO, integraciones y flags técnicos

Cada bloque puede evolucionar sin romper los demás.

Cómo se usa en la práctica

Ventas / POS
Precios, impuestos y stock se toman directamente desde este módulo.
Web / E-commerce
Visibilidad, imágenes, SEO y promociones dependen de la configuración avanzada.
Inventario
Alertas, reposición y disponibilidad se calculan en base a estos datos.
Reportes & BI
Margen, rotación, rentabilidad y ABC usan esta estructura.

Flujo recomendado de carga

1. General
2. Comercial
3. Inventario
4. Logística

5. Atributos / Variantes
6. Imágenes
7. Avanzado

No es obligatorio completar todo en una sola sesión. El sistema está preparado para crecer producto a producto.

Errores comunes a evitar

Cargar precios sin definir impuestos
No controlar stock en productos físicos
Duplicar productos en lugar de usar variantes
No cargar imágenes principales
Usar tags sin criterio

Evolución del módulo

Este módulo seguirá creciendo con:

Listas de precios avanzadas
Versionado de productos
Autosave y borradores
Sincronización en tiempo real
Asistencia inteligente (IA)

Este módulo permite administrar los tipos de cambio utilizados por el sistema. Incluye alta, modificación, eliminación y consulta de historial por fecha y moneda.

1) ¿Para qué sirve?

Registrar cotizaciones por fecha para una moneda específica.
Consultar histórico y auditar cambios.
Corregir importes en caso de carga errónea.
Eliminar registros únicamente cuando se haya cargado un dato incorrecto.

2) Ubicación

General → Base del sistema → Monedas → Tipo de cambio

3) Conceptos clave

Fecha: día al que corresponde la cotización (formato YYYY-MM-DD).
Moneda (Mone): identificador numérico de la moneda (se selecciona desde el catálogo de monedas).
Importe: valor del tipo de cambio para esa fecha y moneda.
Histórico: el sistema registra múltiples fechas; no se sobreescribe el pasado salvo que se modifique explícitamente.

4) Reglas y buenas prácticas

Se recomienda cargar el tipo de cambio una vez por día por moneda (según política interna).
Para correcciones, utilizar Modificación antes que Baja.
La Baja debe reservarse para errores de carga o registros duplicados.
Este módulo no calcula automáticamente el tipo de cambio vigente; gestiona registros (CRUD) e histórico.
El orden recomendado para auditoría es fecha DESC (más reciente primero).

5) ¿Cómo registrar un nuevo tipo de cambio? (ALTA)

Presionar Nuevo tipo de cambio.
Seleccionar Fecha.
Seleccionar Moneda.
Ingresar el Importe.
Confirmar con Guardar.

Ejemplo de alta (referencia técnica)

{
  "operation": "alta",
  "fecha": "2026-01-15",
  "Importe": 39.85,
  "Mone": 2
}

6) ¿Cómo corregir un tipo de cambio? (MODIFICACIÓN)

Ubicar el registro en la grilla (por fecha y moneda).
Presionar Editar.
Actualizar Importe y/o Moneda si corresponde.
Confirmar con Guardar.

Ejemplo de modificación (referencia técnica)

{
  "operation": "modificacion",
  "Id": 1324,
  "fecha": "2026-01-15",
  "Importe": 40.10,
  "Mone": 2
}

Importante: la modificación identifica el registro por Id + fecha. Si cambia la fecha, se trata como un registro diferente (recomendado crear uno nuevo y dar de baja el anterior si correspondiera).

7) ¿Cuándo eliminar un tipo de cambio? (BAJA)

Ubicar el registro incorrecto.
Presionar Eliminar.
Confirmar la acción (irreversible).

Ejemplo de baja (referencia técnica)

{
  "operation": "baja",
  "Id": 1324,
  "fecha": "2026-01-15"
}

8) ¿Cómo consultar el histórico? (GET)

Usar filtros por fecha, moneda u orden para encontrar registros específicos.
La consulta devuelve un listado con: Id, fecha, Importe, Mone.

Ejemplo de consulta paginada y ordenada (referencia técnica)

{
  "limitinit": 0,
  "limit_last": 10,
  "OrderBy": "fecha ASC"
}

9) Solución de problemas

Verificá que la moneda exista en General → Base del sistema → Monedas y que esté activa. Luego recargá la pantalla.

Revisá que la fecha esté seleccionada, que la moneda sea válida y que el importe sea numérico. Si persiste, revisar consola y reportar el detalle del error.

Este módulo solo administra registros. La regla de “vigente” depende de la lógica de negocio del proceso que lo consuma (facturación, reportes, etc.).

Nota: Si necesitás que el sistema determine automáticamente el tipo de cambio vigente por moneda, debe implementarse un endpoint específico de negocio (no incluido en este administrador).

Cómo interpretar esta pantalla

La grilla muestra el estado operativo real de cada publicación. Los datos más sensibles, como precio y estado, deben interpretarse en base a la última confirmación recibida desde Mercado Libre, no solamente en función de la última acción ejecutada desde VitaCRM.

Datos confirmados

Cuando una publicación ya fue procesada y validada por Mercado Libre, la pantalla refleja el último estado confirmado, el último precio confirmado y la última sincronización exitosa.

Cambios en tránsito

Si se editó precio, stock, descripción o estado, el cambio puede quedar pendiente de confirmación. En ese caso, la publicación todavía no debe interpretarse como definitivamente actualizada.

Errores operativos

Si una acción falla, la publicación puede quedar marcada con error. En ese caso conviene revisar el detalle antes de volver a ejecutar una acción sobre la misma.

Cómo leer la grilla

Aquí se muestra el nombre del producto y debajo su identificador en Mercado Libre, por ejemplo:

Gel Insecticida Cucarachas...
MLU442409

Esta información ayuda a identificar rápidamente qué artículo está publicado y cuál es su referencia dentro del canal.

El estado visible debe interpretarse como el último estado confirmado por Mercado Libre.

Estado	Interpretación
Publicada	Mercado Libre confirmó la publicación como activa.
Pausada	Mercado Libre confirmó que la publicación quedó pausada.
Cerrada	Mercado Libre confirmó el cierre de la publicación.
En cola	La acción fue enviada o preparada, pero aún no quedó confirmada en el canal.
Con error	La publicación presentó una falla de sincronización o una operación rechazada.

Importante: si acabas de ejecutar una acción, el badge puede reflejar un estado transitorio hasta recibir confirmación de Mercado Libre.

El precio que se muestra en esta pantalla debe corresponder al último valor confirmado por Mercado Libre.

Precio confirmado

Mercado Libre ya devolvió confirmación y el valor mostrado es definitivo para el canal.

Actualización pendiente

Se envió una modificación, pero todavía no volvió la confirmación del canal.

Error de actualización

El precio no pudo actualizarse correctamente. El valor visible puede seguir siendo el último confirmado.

Recomendación: no interpretar como definitivo un precio recién enviado hasta que el sistema indique que quedó confirmado en Mercado Libre.

Este bloque normalmente muestra:

Creado: fecha de creación de la publicación en VitaCRM.
Sincronizado: última fecha en la que VitaCRM recibió o validó información del canal.

La fecha de sincronización es clave para entender si lo que estás viendo es información reciente y validada.

Indica la cantidad de preguntas registradas para la publicación.

Este dato ayuda a detectar publicaciones con mayor interacción comercial y también posibles pendientes de atención.

Acción	Qué hace	Qué esperar
Ver detalle	Abre la ficha completa de la publicación.	Permite revisar precio local, precio ML, estado, payload, errores y sincronización.
Ver en ML	Abre la publicación directamente en Mercado Libre.	Útil para validar cómo está visible en el canal.
Editar precio	Solicita la actualización del precio en Mercado Libre.	El cambio se considera definitivo recién cuando ML lo confirme.
Editar stock	Solicita actualizar el stock publicado.	La cantidad visible puede demorar unos instantes hasta su confirmación.
Editar descripción	Envía una nueva descripción al canal.	La publicación seguirá mostrando el contenido anterior hasta la confirmación.
Activar publicación	Solicita reactivar una publicación.	Debe interpretarse como activada solo cuando ML confirme el estado.
Pausar publicación	Solicita pausar una publicación.	Puede quedar temporalmente en tránsito hasta recibir respuesta del canal.
Cerrar publicación	Solicita el cierre de la publicación.	Conviene revisar esta acción antes de ejecutarla, ya que puede implicar cierre definitivo.

Ciclo de una actualización

1. Acción en Vita

El usuario ejecuta una acción como editar precio, stock o estado.

2. Envío

VitaCRM envía la solicitud a Mercado Libre.

3. Espera

La publicación puede quedar pendiente de confirmación.

4. Confirmación

La grilla se actualiza con el estado y valor confirmados por ML.

Recomendación operativa

Antes de tomar decisiones sobre una publicación, revisa si el valor y el estado ya están confirmados por Mercado Libre. Si existe una acción en tránsito o una sincronización con error, conviene validar el detalle antes de continuar operando.

Desde este administrador podrá crear, editar y mantener los chatbots integrados a su plataforma, controlando su identificación, estado operativo, entrenamiento, código de integración, configuración visual y seguimiento mediante logs.

¿Para qué sirve este módulo?

Este apartado centraliza la gestión de los chatbots utilizados en los distintos canales de atención o automatización de la empresa. Permite mantener ordenada la configuración de cada bot y controlar su ciclo de vida dentro de la plataforma.

Acciones disponibles

Agregar nuevos chatbots.
Editar nombre, credenciales y estado.
Consultar logs asociados.
Visualizar el código de integración.
Ejecutar procesos de entrenamiento.
Configurar aspectos visuales de la interfaz.
Exportar el listado a Excel.

Datos principales del chatbot

API Key: clave de autenticación del servicio.
Bot ID: identificador único del bot integrado.
Nombre: nombre interno para reconocerlo fácilmente.
Estado: condición operativa actual del chatbot.

Estados posibles

Activo Inactivo Archivado

Un chatbot activo puede utilizarse normalmente. Un chatbot inactivo queda disponible para revisión o ajustes sin operar. Un chatbot archivado se conserva con fines de histórico o trazabilidad.

Recomendaciones de uso

Utilizar nombres claros para identificar cada chatbot según su canal o propósito.
Verificar la API Key y el Bot ID antes de guardar cambios.
Revisar logs ante errores de integración o comportamiento inesperado.
Ejecutar el entrenamiento cuando se actualicen datos relevantes del bot.
Archivar bots en desuso en lugar de eliminarlos, para mantener trazabilidad.

Importante: los cambios realizados en este módulo pueden impactar directamente en la operativa del chatbot dentro de los canales integrados. Se recomienda validar cualquier modificación antes de utilizarla en producción.

Este módulo permite definir palabras o expresiones que, al ser detectadas en una conversación o mensaje, generan una alerta según el tipo configurado.

¿Para qué sirve?

Las alertas de palabras clave ayudan a identificar automáticamente mensajes importantes, por ejemplo:

Lead: cuando el usuario muestra intención comercial o interés de contacto.
Queja: cuando el usuario expresa disconformidad, reclamos o molestias.

Campos disponibles

Palabra

Texto o expresión que el sistema buscará para activar la alerta. Ejemplo: precio, quiero comprar, reclamo.

Tipo

Define la categoría de la alerta. Actualmente podés registrar palabras para Lead o Queja.

Idioma

Permite asociar la palabra clave al idioma correcto: Español, Inglés o Portugués.

Cómo cargar una nueva palabra clave

Presioná Agregar palabra clave.
Ingresá la palabra o frase que querés detectar.
Seleccioná el tipo de alerta correspondiente.
Elegí el idioma en el que aplica.
Guardá los cambios.

Ejemplos recomendados

Ejemplos para tipo Lead

quiero comprar
me interesa
necesito información
quisiera una cotización
hablar con un asesor

Ejemplos para tipo Queja

quiero hacer un reclamo
estoy desconforme
muy mala atención
no me resolvieron
quiero dejar una queja

Buenas prácticas

Usar palabras o frases claras y frecuentes en la conversación real de los usuarios.
Evitar duplicados en el mismo idioma y tipo.
Priorizar frases con intención concreta antes que términos demasiado genéricos.
Revisar periódicamente qué palabras realmente generan alertas útiles.

Una palabra clave demasiado genérica puede generar alertas innecesarias. Se recomienda validar cada término antes de dejarlo activo en producción.

Recibos de Pago

Esta pantalla permite consultar el historial de pagos realizados a proveedores y generar nuevos recibos de pago.

Objetivo de la pantalla

El módulo de recibos de pago está orientado al circuito de acreedores. Desde esta pantalla se pueden consultar pagos realizados, filtrar por proveedor y fecha, visualizar totales pagados y generar nuevos recibos vinculados a documentos pendientes de pago.

Flujo recomendado

Seleccionar el rango de fechas que se desea consultar.
Seleccionar un proveedor, si corresponde.
Presionar Buscar para cargar el historial de recibos.
Presionar Nuevo recibo de pago para generar un nuevo pago.
Completar proveedor, fecha, moneda, forma de pago e importe.
Imputar los medios de pago correspondientes.
Verificar que el total imputado coincida con el importe del recibo.
Confirmar la generación del recibo.

Campos principales

Campo	Descripción	Obligatorio
Proveedor	Cuenta del proveedor al cual se le registra el pago.	Sí
Fecha emisión	Fecha de emisión del recibo de pago.	Sí
Fecha vencimiento	Fecha de referencia o vencimiento asociada al documento.	No
Moneda	Moneda utilizada para registrar el pago.	Sí
Tipo cambio	Tipo de cambio aplicable cuando se trabaja con moneda extranjera.	Según moneda
Forma pago	Forma de pago asociada al recibo.	Sí
Importe	Importe total del recibo de pago.	Sí
Medios de pago	Detalle de efectivo, transferencia, cheque u otro medio imputado.	Según flujo

Consideraciones funcionales

Esta pantalla corresponde al flujo de proveedores / acreedores.
No debe utilizarse para registrar cobros de clientes.
Para clientes debe utilizarse la pantalla Recibos de Cobro.
El proveedor debe seleccionarse antes de generar el recibo.
El importe debe ser mayor a cero.
La suma de medios de pago imputados debe coincidir con el total del recibo cuando el flujo lo requiera.

Importante: si el recibo queda pendiente o no se puede confirmar, verificar proveedor, moneda, forma de pago, importe y medios de pago imputados antes de escalar el caso a soporte.

Documento en curso

Orden

Documento

Moneda

Total a cubrir

Conversión de monedas

Moneda	T.C.	Equivalente
UYU	1,00	—
USD	—	—

Moneda: — · TC: —

Agregar pago

Medio de pago

Debe seleccionar un medio de pago.

Moneda

Monto

El importe se imputa en la moneda seleccionada. Se convierte automáticamente al documento.

Pagos imputados

Sin pagos cargados

Medio / Detalle	Monto doc.	Moneda	TC	Importe

Total imputado

0,00

Saldo pendiente

—

Vuelto

0,00

La apertura quedará asociada al usuario logueado, la moneda seleccionada y la caja/puesto de caja indicada. Si ya existe una apertura activa para la misma moneda, usuario y caja, el sistema no permitirá duplicarla.

Sucursal / terminal operativa: indica dónde está trabajando el usuario.
Caja / puesto de caja: indica la caja real que se está abriendo.

Moneda Moneda con la cual se abrirá la caja.

Nombre de apertura Por defecto se cargará el usuario logueado.

Sucursal / terminal operativa Se toma desde la sesión del usuario. No representa necesariamente la caja.

Caja / puesto de caja Caja específica que se abrirá. Este valor se enviará como terminal.

Monto de apertura

$

Debe ser mayor a cero.

Usuario asociado La apertura se asociará al usuario autenticado.

Detalle

Prepará VitaCRM para tu empresa

Seleccioná un paquete CRM

Empresa, usuarios y firmante autorizado

Puesta en marcha

Contrato y condiciones

Aceptación y firma

Pago y activación

Precio confirmado

Actualización pendiente

Error de actualización